博思中国向文档管理要效率

企业文件档案涵盖了企业的文化内涵、商业经验以及各部门工作的关键性成果等无形资产，是企业发展的重要信息资源，关系到企业整体的工作效率。因此，越来越多的企业意识到文档管理在企业管理经营中的重要性，将推进企业文档管理作为一项必须做好的系统工作，博思梦想（中国）有限公司（简称“博思中国”）就是这些企业中的优秀代表。博思中国自成立之初就十分重视企业文档管理，通过各项举措构建完备的企业文档管理制度，严格避免文件散乱、查找困难、信息泄露等严重问题，全力确保企业文档反哺一线工作需求，从而不断提升自身的综合竞争力。

为了进一步提升公司的文档管理水平，更好地培养员工文档管理意识，博思中国于近期开展了文档管理内训会议，通过总结培训公司的文档管理制度和经验，提高公司文档管理工作的业务水平，提升工作效率。

博思中国的文档管理制度首先强调文档的真实性、及时性、完整性原则。在进行文档保管时，首先要确保文档的真实性，如是复印件需与原件仔细对照；并将文档完整保存，避免出现遗漏缺失。企业活动中产生的各项文件，相应负责人应在工作结束后及时按照规定归档保存。博思中国要求负责人每月向公司提交文档管理报告，以供公司审核了解相应文档管理情况，方便调取审核各项文件。文档的真实性、及时性、完整性为公司文档发挥其真正的作用奠定基础保障。

由于电子文件与传统纸质、光盘相比，共享、阅读更方便，更有利于保存，且更加方便查找。因此，博思中国的文档管理制度在重视传统纸质文档的基础上，将企业文档信息化纳入企业信息化建设发展规划，加强企业文档信息数字化。博思中国专门设立了私有云文件存储服务器，为每个部门提供单独的文件存储云空间。要求每份纸质文档需要扫描对应电子版，并及时上传到公司的私有云文件存储服务器，在查找文件时，可以纸质版与电子版对应查找，更加高效方便。

博思中国的文档管理制度要求文档按照规定分门别类保管，公司为各部门划分各自独立的文件柜和私有云存储空间。文档管理过程中，文档类目随着工作目标和公司规定，进行设立和调整，使得文档归档类目更加贴近经营、管理，分类更详细、科学和规范。例如，按照项目名称、日期和类型等维度进行分类，并采用简洁、清晰的命名方式。规范的命名和分类有助于快速定位文档并减少混乱，从而能够最快时间查找到相应文件，避免浪费时间。

博思中国十分重视企业文档的安全性，由专人负责保管文档，调取文档需要公司同意。文档销毁程序严格，只有复印件并无原件，不可销毁；多余文档需要销毁，需要经过会签批准程序之后使用碎纸机销毁。

博思中国的文档管理建设使得公司更好地管理各项文档，方便调取查询历史文档，避免重要文档遗失，大大提高办公效率，全力达到“公司需要哪些文档就能快速找到”的目标。另一方面，也让员工充分了解文档管理的重要性，将文档管理意识深深地根植于每个员工的心中，从而间接培养员工有理有序的工作态度，提升员工工作能力。

博思中国将持续加强企业文档管理工作，努力推进企业文档管理工作的电子信息化发展，提高管理水平，增强人员素质，不断提升工作效率、提升公司的综合竞争力！