7、ACCESS表的字段属性设置（二）（ACCESS图解操作系列）

知识点说明：

当我们完成了表字段的命名，字段数据类型的设计后，表的设计并没有完成。为了保证表中数据的完整性、一致性及兼容性，也为了使数据表的数据能有效的满足应用的需求，还要对字段的属性进行设计。字段属性包含很多内容，如：字段大小、格式、小数位数、输入掩码、标题、默认值、有效性规则、有效性文本、必填字段、允许空字符串、索引等等。字段属性是上机考试的必考内容，为了详细的讲解，让广大同学能掌握，该部分内容将通过两个讲解完成。

上一节内容：字段大小、格式、小数位数、体题、输入掩码、默认值

本节内容：有效性规则、有效性文本、必填字段、允许空字符串、索引

7、有效性规则。用于限制字段输入值的范围、形式，以满足用户特定的需求。有效性规则其实就是一个表达式，该表达式由算术运算符、比较运算符、逻辑运算符、以及值构成。关于如何书写表达式，请参看钟老师课堂的内部教程或课件的相关部分。下图中，

（1）学生表“年龄”（数字类型）字段要求学生的年龄只能在16岁到40岁之间，有效性规则可以书写为

between 16 and 40 或 >=16 and <=40 或 in(16-40)

（2）学生表“姓名”（文本类型）字段要求学生的姓名必须两个字或两个字以上，有效性规则可以书写为

len([姓名])>=2 或 [姓名] like "??*"

（3）学生表“性别”（文本类型）字段要求只能输入“男”或“女”，有效性规则可以书写为

"男" or "女" 或 [性别] in("男","女")

由此可见，表达式的书写并不是唯一的，我们必须掌握其基本构成和书写方法，灵活用表达式来表示逻辑上的要求，才能在ACCESS学习中取得好成绩。

如果对表达式的书写不熟练，可以通过“有效性规则”后面的“...”打开表达式来书写：

8、有效性文本。其作用是在字段输入的数据违反了设置的有效性规则时，在提示中出现的文字。如其上所示

（1）学生表“年龄”字段有效性文本为“学生的年龄只能在16岁到40岁之间！”

（2）学生表“姓名”字段有效性文本为“学生的姓名必须两个字或两个字以上”

（3）学生表“性别”字段有效性文本为“性别只能输入“男”或“女””

当在数据视图输入违反有效性规则的数据时，则会出现违规提示，如下图：

如果只为字段定义了“有效性规则”，而没有定义“有效性文本”，当字段所输入的数据违规时，系统会自动提示违规。但提示就不如上面定义的那样人性化了，如下所示：

9、必填字段。用于要求字段是否必须输入数据。

对于这个问题，我们必须区分什么是空值与空字符串：

（1）空值：NULL，表示未知的值。当进行比较时，只能用is null 或 is not null。

（2）空字符串: ""，即字符串长度为0。

如下图，设置“简历”字段的“必填字段”为“是”，“允许空字符串”为“是”。

当在如下的数据视图中，在简历字段不输入任何内容，则出现其后对话框

如果在数据视图中，在简历字段输入空字符串""，如下图。系统接受了输入，没有出现任何对话框。但输入后界面与上部不输入任何内容（即null）一致。

10、允许空字符串。用于决定字段内是否允许输入空字符串""。如果在第9步骤的图中，将“简历”字段的“允许空字符串”设置为“否”时，则在上面数据视图的简历字段输入""时，则系统会出现如下对话框，不接受该数据。

11、索引。通过设置索引可以加快在字段中搜索及排序的速度。我们可以将索引分为两类：单字段索引、组合索引（多字段）。

（1）单字段索引：可直接在字段属性的“索引”属性中设置，但在此不能设置排序方式。在此情况下，有如下三种选择。

A.无：不设置索引。

B.有（有重复）：为该字段设置重复索引，此时在该字段的值中，允许同一值重复出现。

C.有（无重复）：为该字段设置唯一索引，此时在该字段的值中，不允许重复出现。

（2）组合索引：通过设计实体的工具栏的“索引”按钮，利用索引设置框来进行设置。如下图中，创建了一组合索引“性别_年龄_组合索引”，该索引包含两个字段“性别”（升序）、“年龄”（降序）。注意，在组合索引中，只需要在组成索引字段的第一个字段的“索引名称”处输入索引名称，而其后的字段不需要输入，如这里的“年龄”字段。

在创建完索引后，一定要点击工具栏上方的“保存”按钮，将设置保存在表的结构中。

通过两节的图解，我们介绍了字段大小、格式、小数位数、体题、输入掩码、默认值、有效性规则、有效性文本、必填字段、允许空字符串、索引的设置方法及知识。希望同学们对这些字段属性加深了解，因为这些属性，决定了数据表在使用时所表现出的特性。

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