邮件合并实现工资单批量生成及打印

Word 2013需要邮件合并功能的前提是：有一个标准的Excel数据表，就可以很方便的按一个记录一页(或多页)的方式从Word 2013中用邮件合并功能将员工的工资单批量生成出来。

步骤一：先建立两个文档

一个Excel文件，下面简称数据源，内容为包括变化信息，如图1是一份工资表。

图1

一个Word 2013文件，下面简称主文档，内容为共有内容。如图2为某公司员工工资单模板。

图2

步骤二 合并邮件

Word 2013有专门的“邮件”选项卡，在Word 2003及以下版本，可以通过"工具"、"信函和邮件"、"显示邮件合并工具栏"，打开邮件合并工具栏。这里以Word 2013为基准进行说明。

1．打开数据源文件。依次单击：邮件选项卡、选择收件人、使用现有列表，进入“选取数据源”对话框，找到邮件合并数据源“工资表”，单击“打开”，如图3所示。在“选择表格”对话框中选择数据源存放的工作表Sheet1，单击“确定”，注意默认勾选“数据首行包含列标题”前面的复选框不要去掉，如图4所示。

图3

图4

2．插入数据域。以插入工号为例，将光标定位到工号处，点击邮件选项卡中的“插入合并域”，然后选择“工号”即可，如图5所示。重复上述操作数次，依次插入其他需要的数据。

图5

3. 完成合并工作。单击“完成并合并”中“编辑单个文档”命令按钮，弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，如图6所示，等待少许时间即可生成“信函1”，邮件合并工作就基本完成了，效果如图7。

图6

图7

但是，我们可以看到个人所得税、应扣合计、实发工资等项目出现小数位数过长的问题，那么如何解决呢？

光标定位到“《个人所得税》”，右键选择“切换域代码”，出现“{MERGEFIELD个人所得税}”,在“{MERGEFIELD个人所得税”之后、在“}”之前输入“\#”0.00””，然后单击“更新域”。此处应注意输入反斜杠、井号、英文半角双引号的顺序，如果输错无法生成正确小数位数工资单，如图8所示。同样方法依次设置应扣合计、实发工资等项目的域代码。最后按前述方法完成邮件合并工作，保存“信函1”，如图9所示。

图8

图9

如果需要打印，可依次选择：完成并合并、打印文档，然后可以选择打印全部内容、当前记录、从某条到某条进行打印。

Word邮件合并功能同样还可以用在学生成绩单、荣誉证书、毕业证、准考证、审计询证函等具有固定格式需要批量打印的单据管理方面。今天的分享就到这里，谢谢大家。