邮件合并= Word+Excel+Outlook？

邮件合并不仅可以批量处理信封 / 信件 / 通知、邀请函 / 请柬、结婚请帖、节日贺卡、荣誉证书等与邮件相关的文档外，还可以批量制作工资条、成绩单、个人简历、标签、开会的座位卡、学生考试的桌贴等。

除此之外，邮件合并最重要的技巧还体现在批量发送邮件。通俗的来讲，就是，同一封邮件发送给多个人，但能快速且智能的分别显示出收件人的不同信息。

只要是“格式一样数据不同”的都可以使用邮件合并。

Word搭配Excel、Outlook配合使用的一个功能，那就是“邮件合并”功能。

Word+Excel：批量制作、打印文件

Word+Excel + Outlook： 高效群发邮件

可以轻松解决以下问题：

1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的收件人、收件人地址和邮编打印出来。

2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3、批量打印通知/邀请函：在相同的通知模板的基础上，变更一下具体的每个人的姓名，性别等相关信息。

4、批量打印请柬/结婚请帖/节日贺卡/荣誉证书：同3。

5、批量打印工资条：从电子表格中调用员工的工资明细信息。

6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出学生的各科成绩信息，并设置评语字段，编写不同评语。

7、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

8、批量打印标签、开会的座位卡、学生考试的桌贴、准考证、明信片、通用证明等等。

另外，邮件合并也可以批量发送。

使用软件：

Word（用于编辑邮件中统一内容）

Excel（用于创建收件人列表及对应邮件中个性化内容）

Outlook（用于完成发件，只批量打印则不需要）

一、批量制作面试邀请函

招聘人员结束一天的电话面试邀约后，需要发送正式的面试邀请函。如果当天邀约人数比较多，一个一个的发送面试邀请函就比较麻烦，此时可以考虑用到邮件合并。

操作步骤：

1.Word 模板：新建一个Word版面试邀请函的模板。

2.Excel表格：汇总准备好面试邀请名单的详细信息。

※ Excel至少要有两个字段：收件人和邮件地址。

（邮箱是模拟数据，仅供演示，不具有任何实际意义）

3.开始邮件合并：

Step1：点击【邮件】→【开始邮件合并】→【电子邮件】（选择你想要的形式，本例子是的“电子邮件”，文章末尾有彩蛋。可忽略此步~）

Step2：点击【邮件】→【选择收件人】→【使用现有列表】，选中含有面试邀请名单的Excel文件。

※ 保持数据首行包含列标题的勾选状态

可以点击【邮件】→【编辑收件人列表】，对面试邀请名单进行筛选。

Step3：插入合并域。点击【邮件】→【插入合并域】，选择受邀人、应聘岗位、面试时间进行依次插入替换。此时可以设置文档格式，字体大小，字体颜色，大纲级别，行距等等。

※ 替换后都会有《》书名号标记。

补充：受邀人的称谓【先生/女士】，也是可以批量进行判断处理，并准确添加的。

Step4：预览效果。点击【邮件】→【预览结果】，可翻页对内容进行预览。

当然也可以通过【查找收件人】来搜索受邀人的面试邀请函信息。

Step5：打印文档/发送电子邮件。【邮件】→【完成并合并】→

①点击【编辑单个文档】→合并记录选【全部】，就可以得到一份合并后的Word文档，里边包含所有的面试邀请函，最后打印即可。

※ 邮件合并后，我们会得到一个word 文档，里面包括所有人的面试邀请函。

此时，我们也可以把一个汇总的Word文档，拆分为几个单独的Word 文档。(后续会专题讲这个）

②点击【打印文档】，可以打印文档。

③点击【发送电子邮件】，可以群发邮件。

受邀人的邮箱地址：163邮箱，qq邮箱，outlook邮箱都可以。

(如果用附件方式发送面试邀请函，需要用VBA编程)

a. 收件人 ：选择列表中受邀人的电子邮件地址。

※ Word将向每个电子邮件地址发送单独的邮件。将无法抄送或密件抄送其他收件人，也无法向该电子邮件添加附件。

b.主题行 ：是发送邮件的主题。

c.邮件格式 ：选择“HTML”（默认设置）或“纯文本”以将文档作为电子邮件的正文发送或“附件”。

※ 如果以纯文本格式发送电子邮件，则主文档将不包含任何文本格式或图形。

※ 如果以附件方式发送电子邮件，需要用VBA编程。

d.“发送记录”下，执行下列操作之一：

• 接受默认设置，合并和发送“全部”记录。
• 选择“当前记录”，则邮件中仅发送屏幕上可见的记录。
• 选择最后一个选项，在“发件人”框中输入要开始合并的记录编号，并在“收件人”框中输入要结束合并的记录编号。

二、批量制作节日贺卡/荣誉证书

温馨提示：如果对邮件合并不是很了解，最好是使用【邮件合并分步向导】。

操作步骤：

1.Word模板：首先在Word 中新建一个中秋节贺卡的模板。

2.Excel表格：准备好中秋节奖金发放人员名单的详细信息。

（邮箱是模拟数据，仅供演示，不具有任何实际意义）

3.开始邮件合并：

Step1：点击【邮件】→【开始邮件合并】→【邮件合并分步向导】，会在右侧弹出邮件合

并窗口，选择“信函”，然后点击【下一步： 开始文档】。

Step2：选择【使用当前文档】→点击【下一步：选择收件人】→选择【使用现有列表】→点击【浏览】（注意此处可不是点击下一步哦），找到准备好的中秋节祝福人员名单的Excel表格。然后回到邮件合并主菜单，点击【下一步：撰写信函】。

※记得勾选左下角的数据首行包含列标题

可以在弹出来的<邮件合并收件人>窗口或者点击【邮件】→【编辑收件人列表】中，对中秋节奖金发放人员名单进行筛选。

每行数据前边的“√”：表示要给该员工发送邮件；如果不给某位员工发邮件，在该员工前的“√”上点击取消，即可。

Step3：将光标定位到姓名处，选择【其他项目】，插入【姓名】域。用同样的方法，设置称谓及节日奖金。

可以点击【其他项目】一个一个的插入 ；也可以选择【插入合并域】一个一个的插入。

补充：奖金发放人员的称谓【先生/女士】，也是可以批量进行判断处理，并准确添加的。

Step4：点击【下一步：预览信函】，可以翻页对合并文件进行预览。→点击【下一步：完成合并】。

※通过点击左右箭头来预览每个人的详情情况

Step5：点击【编辑单个信函】，出现"合并到新文档"对话框，选择【全部】，最后确认。Word就会新建一份包括所有人员的中秋贺卡的文档。

另外想要发送成功，需要开启outlook。

三、批量制作工资条并发送

公司每个月都会批量发工资条给员工。有的公司给员工发纸质的工资条，而有的公司更倾向于发放电子版的工资条。

不论哪种形式的工资条，员工收到的工资条都只能显示该员工本人的工资信息。

邮件合并的方式可以群发工资条，而且群发单显。还可以需要批量制作、打印工资条。

需要3个软件：

①Word：用于制作工资条的模板

②Excel：用于制作工资明细表

③Outlook：用于群发邮件。（如果只是打印纸质版的工资条，outlook不作要求）

操作步骤：

1.Word 模板：制作一份工资条的模板，可以根据每个公司的实际情况进行设计。

（以后月份可反复使用）

※ 工资条模板中所有字段必须在Excel工资明细表中能找到数据来源，但不一定要包括Excel中的所有字段

2.Excel表格：建立Excel版员工工资明细表。

（数据和邮箱是模拟数据，仅供演示，不具有任何实际意义）

3.开始邮件合并：

Step1：点击【邮件】→【开始邮件合并】→【电子邮件】

Step2：点击【邮件】→【选择收件人】→【使用现有列表】，选中发放工资人员名单的Excel文件。

可以点击【邮件】→【编辑收件人列表】，对面试邀请名单进行筛选。

Step3：插入合并域。点击【邮件】→【插入合并域】，对姓名、基本工资等依次插入替换。

※ 替换后都会有《》书名号标记。

Step4：预览效果。点击【邮件】→【预览结果】，可翻页对内容进行预览，也可以对插入的内容进行格式、样式修改；

可以发现有两处的数据出现了很多位的小数。此时返回Excel，把数据转换成【文本】格式，就可以解决了。

注意：

Excel文档，要记得修改数据的格式。

在未修改数据格式【常规】的情况下，输出的结果是含有很多位小数的。

在修改格式【文本】后输出的结果，跟Excel文档数据显示一致的。

Step5：打印文档/发送电子邮件。【邮件】→【完成并合并】→

①点击【编辑单个文档】→合并记录选【全部】，就可以得到一份合并后的Word文档，里边包含所有人的工资条，最后打印即可。

②点击【打印文档】，可以打印文档。

③点击【发送电子邮件】，可以群发邮件。

收件人：选择Excel中员工的“邮件地址”。

主题行：就是发送邮件的主题。

邮件格式：建议选择“HTML”（发送时在文件正文且保留word所有格式），也可以是附件或者纯文本。

发送记录：可选择全部发送或部分发送。

点击“确定”后，系统自动启动outlook并开始后台自动发送。

最后保存我们的Word版工资条模板，以备下次发工资的时候用。

以上就是第一次用【邮件合并】合并功能发放工资条的详细步骤了。

下月工资表的数据更新后，只要表格位置不变，Word工资条模板不变，只需要在Word中点击发送邮件，就能实现一劳永逸。

温馨提醒：

• 请确保每位员工的邮件地址准确无误，特别要注意公司内部重名的联系人邮箱地址。
• 如待发邮件中的工资条中的数据有很多位小数，但是Excel工资表中却没有，需要回到Excel表中的数据格式改为“文本”格式即可。
• Word文档插入域之后一定要留意保存，在下次发工资条的时候只要更新Excel工资表的内容即可，不需要再对Word进行重新设置。
• Word工资条模板和Excel工资明细表模板最好保存在电脑固定位置，不要移动，否则后期还得重新链接。

结尾彩蛋：

Word 提供用于将数据合并到以下类型文档的工具：

• 信函：包含个性化问候语。 每封信函均打印在单独的一张纸上。

创建和打印一批个性化信函

• 电子邮件：其中的每个收件人地址都是“收件人”行中的唯一地址。 你将直接从 Word 发送电子邮件。

创建和发送电子邮件。

• 信封或标签：其中的姓名和地址来自你的数据源。

创建和打印一批信封用于邮寄

创建和打印邮件标签单

• 目录：列出针对数据源中每一项的一批信息。 使用该功能打印联系人列表，或者列出成组的信息，如每个班级中的所有学生。 这种类型的文档也称为目录合并。

创建名称、地址和其他信息的目录。