电子表格之教师统计专用进步胶囊

在学校教育管理中，免不了会接触到许多数据，并要对这些数据予以分析。如学生总分的计算、学科及格率、优质率的计算与排序等等，这些工作，用传统的算盘与简单的计算器去重复简单的计算过程与现在高度发达的信息技术相去甚远。Excle电子表格虽不及数据库的计算能力，但对于一个中/小型的学校来说，是完全能够满足需要的。我在实践操作中，对于学生考试的数据管理和分析，尝试了一些新的做法，取得了事半功倍的效果，以下是我们对Excle电子表格运用的一些体会。

一、常规用法

在学生期中期末考试中，对学生总分的计算、总分的排序、学科及格率、优质率的计算是对电子表格计算功能的最简单运用。将学生各科成绩输入计算机后，选中某一学生各科成绩，在总分列中点“Σ”，Excle会自动计算出各科成绩总和，或在总分列中输入各科的列号，如“C2+D2+E2+F2+G 2”或在总分列中输入“SUM（C2：G2）”也可达到同样效果。计算及格率、优质率的方法是：将及格人数、优质人数输入相应列中，如在A列中输入参考人数，B列中输入及格人数，在C列中输入优质人数，则在D列中用公式“B2/A2”可计算出及格率，用“C2/A2”计算优质率，再将及格率、优质率设置为百分比。对总分的排序，使用“数据”菜单下的“排序”也很简单。排序后在第一名中输入“1”，在第二名中输入“2”，选中这两格，在右下方双击，全部学生的名次会一次完成。

二、利用电子表格的统计功能计算及格率和优质率

该重点中掌握count及countif两个函数求出符合条件的个数,给个范例：=COUNTIF(C2:C26,"<60")/COUNT(C2:C26),这是求c2~c26中小于60分的人数除以总人数的自建公式。

电子表格的统计函数可自动统计出符合某条件的数据个数，在上述的及格人数和优质人数的统计中，传统的方式往往是利用筛选模式下，用统计个数的方法得出及格人数和优质人数，再在电子表格中输入个数，这种方法很麻烦，同时，数据在统计和输入的过程中也容易出错。如果使用电子表格的统计函数可很好地解决这个问题。具体操作方法是：如下图，做好一个表格，在M2中输入“=C2”，在M3、M4、M5、M6中依次输入“=D2”“=E2”“=F2”等等，在N3中输入“COUNTIF(D2:D80,">=0")”表示统计D2到D81中所有大于或等于0的数据个数，也就是参考学生数。同样的方法在O3中输入“=COUNTIF(D2:D81,">=60")”表示统计D2到D81中所有大于或等于60的数据个数，也就是及格学生数。在Q3中输入“=COUNTIF(D2:D81,">=80")”表示统计D2到D81中所有大于或等于80的数据个数，也就是优质学生数，再用P3“=O3/N3”，R3“= Q3/N3”求出及格率和优质率并设置为百分数。其他科分析同样方法制作。均分栏S3中输入“=AVERAGEA(D2:D81)”表示计算D2到D81中所有数据的平均值。这张表格做好后，若改变A列到I列中的任表格的数据，表格中的相应统计数据将会发生改变，于是要将统计的结果记录下来，方法是将表格中的数据复制并在新表格中选择性粘贴为数值，这样就可以接着做下一个教学班的质量分析了。

这种方法的缺点是只能做一个班的分析，下一个班的分析要更换数据再做。

三、利用Excle的统计函数排定总分次

用常规的做法排定学生总分次序，有一个不妥之处在于，若两个学生总分相等，那么这两个学生的名次会有区别，如前一名学生排第12，同等分数的另一学生却只能排13，有时候甚至会出现多名学生总分并列，但名次不同，要想排一样，就只能手工操作，试想，上千人的年级，要一个个地操作，相当麻烦，另外，这种方法还要先按总分从大到小排列。Excle中的RANK函数能很好地解决这个问题，在名次一列中输入“=RANK(Y2,Y$2:Y$1100)”，表示Y2这个数据相对于Y2至Y1100即所有的总分所排定的次序，然后在这一格的右下方双击鼠标就可完成所有学生的排序了，这时可以看到，相同分数的总分排名相同，并且若有两个第10，则下一个就是第12。这种方法既不需按从大到小的顺序排列总分，也可有效避免相同分数的学生出现不同的排名的情况发生。

四、利用Excle的文本函数核查学生异动

每学期初，我们都要对学期初的学生数与上一学期末的学生数进行核对，以便查出流失或转入转出学生，以往的这个工作花费很多工夫，但利用Excle的文本函数可节省时间，且能很快地查出。方法是将上学期末和本学期初的人数表按姓名排序，再在另一列中输入“=EXACT(A2,B2)”比较在A列和B列中的学生姓名是否相同，若相同，则显示“TRUE”，若不相同，则显示“FALSE”，那么，我们只需要将显示为“FALSE”的学生细心核对就能查出学生的异动了。

五、利用分列功能从身份证号码中求出生年月

大家都知道，在身份证号码中，有一个字段是表示持有者出生年月日的，怎样从身份证号码中求出生年月日呢？电子表格的分列功能可将十六位的身份证号码分列成若干列，具体方法是，选中身份证号码所在的列，如身份证号码为420984199202037032，点击数据菜单下的分列，按提示将第七至第十个数字分成一列，将第十一、十二个数字分成一列，将第十三、十四个数字分成一列，可得到三个数字如“1992”“02”“03”，分别表示某人的出生年、月、日，再利用函数“=DATE(A1,B1,C1)”，其中A1表示出生年、B1表示出生月份、C1表示出生日期，确定后，会显示为 1992-2-3，还可以使用格式设置为不同的样式，如“1992年2月3日”或“一九九二年二月三日”。这样，身份证持有者的出生年月就能自动出现了。如果我们还想编成象“19920203”这样的样式，就可以使用文本函数中的合并文本，即“=CONCATENATE(A1,B1,C1)”，不过这时一定要将B1,C1的格式设置为文本，不然，Excle会将02和03直接表示为2和3，得到的出生年月日就成了“199223”了。

以上方法虽谈不上最好，但在用于教育管理的一些环节上，的确能节省很多时间，当然，电子表格中还有很多函数可用，这有待我们更进一步地去实践与摸索。