Excel 培训手册
目 录
前言... 1
第一讲、键盘高手——使用快捷键... 2
第二讲、懒人懒到底——使用鼠标... 6
第三讲、双剑合璧——鼠标键盘组合... 8
第四讲、Excel的枷锁... 9
第五讲、使用Excel应具备的良好习惯... 11
第六讲、实用功能介绍及技巧之一... 12
一、设置顶端标题行\左端标题列... 12
二、选择性粘贴... 12
三、查找、替换... 14
四、定位... 15
五、插入行、列... 16
六、插入工作表... 16
七、插入图表... 17
八、插入符号... 17
九、插入分页符... 17
十、插入函数... 18
十一、插入名称... 19
十二、插入超链接... 20
十三、设置单元格格式... 20
十四、隐藏工作表、设置工作表标签颜色、设置背景... 24
十五、条件格式... 25
第七讲、实用功能介绍及技巧之二... 27
一、共享工作簿... 27
二、保护工作表、工作簿... 28
三、自定义工具栏... 29
四、工作簿选项设置... 30
五、对数据进行排序... 30
六、筛选数据... 31
七、对数据进行分类汇总... 33
八、设置数据有效性... 34
九、分列... 35
十、合并计算... 36
十一、数据透视表... 36
前言
---啊？！Excel还有这个功能？！
在阅读本手册之前，先轻松一下，听一个真实的故事：有一个老会计，一直都是手工做账、手工制表，有一天公司终于给财务部配上了电脑，老会计也学会了用Excel电子表格工具制表，用上Excel制表后，老会计感慨：“Excel电子表格真是好，以前制一张表格要划半天，划错了一个地方还很不好修改，现在方便多了”。
有一天，他发现他的下属制表从来不去一一加减数字，老会计每次复核时用算盘敲半天，都没发现其计算错误，问其原因才发现Excel还有自动求和的功能，不禁惊叹：“啊？！！Excel还有这个功能？！我每次都用算盘敲出结果再填上去！！”听完这个故事你是否会心一笑？你是否也曾惊呼：啊？！Excel还有这个功能？！
Excel有太多的功能未曾为我们所认识，更未曾被我们使用，我们已学会使用的功能也许不到Excel功能的10%。本手册的目的，不是引导你系统地学习Excel，仅是只鳞片甲、浮光掠影地介绍一些常用的功能或非常实用的技巧。只要你不故步自封、懒于学习、不思进取，每天学习一点点，你就可以由潜龙升级为飞龙。如果你愿意花一两天时间来阅读本手册，就可以更快地掌握Excel的基本功能和学到不少非常实用的技巧。
真正的Excel高手不只是擅长函数、数组和VBA，也擅长于键盘和鼠标操作，因为这是基本功。善用快捷键和鼠标不但可以大大提高操作效率，还可以唬到Excel菜鸟，菜鸟一见你运指如飞，鼠标狂点，三两下就完成了他要五六下才能搞定的作业，恨不得拜你为师，梦想着成为Excel高手。不用数组、VBA这等高精尖武器就可骗到一个徒弟，何乐而不为呢，哈哈^0^。学习Excel，就从如何最大限度地发挥键盘和鼠标的作用开始。
第一讲、键盘高手——使用快捷键
逸凡云:懒人用鼠标，高手用键盘J,大凡高手从来不依赖鼠标,他们更偏爱键盘。在输入数据时尽量少用鼠标多用键盘快捷键将提高你的工作效率。下面是一些常用的Excel快捷键：
Ctrl+箭头键
移动到当前数据区域的边缘。 （用鼠标实现此功能的方法参见本手册“鼠标高手”）
Home
移动到行首。
Ctrl+Home
移动到工作表的开头。
Ctrl+End
移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。是曾经编辑过(即便后来已删)的最右下角单元格，与定位条件里的“最后一个单元格”同。
Enter
在选定区域内从上往下移动。(可以在工具>选项>编辑>按Enter后移动方向里设置上下左右)
Shift+Enter
在选定区域内从下往上移动。朝Enter原方向相反的方向移动。
Tab
在选定区域中从左向右移动。如果选定单列中的单元格，则向下移动。
Shift+Tab
在选定区域中从右向左移动。如果选定单列中的单元格，则向上移动。
Alt+Enter
在单元格中强制换行。 （逸凡注：这个功能很实用，一定要记住！不要再去用空格将文本挤到下一行了）
Ctrl+Enter
先选定单元格区域，输入完后按住Ctrl回车将当前输入项填充至选定的单元格区域。
链接1:同时在多张工作表的同一单元格区域中输入或编辑相同的数据
按住Ctrl选定需要输入数据的工作表(可多张), 再选定需要输入数据的单元格或单元格区域， 键入或编辑相应的数据，回车。
链接2：在其他工作表中输入相同的已有数据
选中含有输入数据的源工作表，以及复制数据的目标工作表，选定包含需要复制数据的单元格，在【编辑】菜单上，指向〖填充〗，再单击“至同组工作表”。
Ctrl+D
向下填充。 链接：用鼠标实现此功能的方法参见本手册“鼠标高手”
Ctrl+R
向右填充。
F4 或 Ctrl+Y
重复上一次操作。
链接：在编辑公式时选择要更改的引用，按F4可切换引用类型（指绝对引用、相对引用）
Ctrl+Z
撤消上一次操作。
Ctrl+;（分号）
输入日期。
Ctrl+Shift+:（冒号）
输入时间。
Alt + =（等号）
用 SUM 函数插入“自动求和”公式。
Ctrl+C
复制选定的单元格。
Ctrl+C，紧接着再按一次 Ctrl+C
显示 Microsoft Office 剪贴板（多项复制与粘贴）。
Ctrl+X
剪切选定的单元格。
Ctrl+V
粘贴复制的单元格。
Ctrl+~
在显示公式和计算结果之间切换。
逸凡注：在英文、智能ABC输入状态下有效，极品五笔、全拼状态下无效,其他未测试。
Ctrl+F9
将工作簿窗口最小化为图标。
Ctrl+F10
最大化或还原选定的工作簿窗口。
PrtScr
将屏幕图片复制到剪贴板中。
Alt+Print Screen
将当前窗口的图片复制到剪贴板中。(注：如果要复制单元格区域为图片请使用“照相机”功能)
Ctrl+空格键 （与输入法切换冲突时，以输入法切换为准。）
选定整列。
Shift+空格键 （与全角半角切换冲突时，以输入法切换为准。）
选定整行。
Ctrl+A
选定整张工作表。 （当前区域：当前单元格向相邻单元格(四面八方)延伸，如果遇到非空单元格，则非空单元格与原单元格一起再向四面八方延伸，直至无法延伸，即四面八方全为空单元格，最终所圈定的矩形区域即为当前区域。光标所在单元格经过延伸，区域如果得不到扩大(四周空空如也)，按Ctrl+A，则选定整表。经过延伸，区域如果得以扩大，按Ctrl+A，则选当前区域，此时如果再按Ctrl+A，则肯定选定整表，因为区域没得到扩大。这与Word不同，为安全起见，最好按两次。）请在右侧附件里做试验。
Ctrl+Shift+"（双引号）
将活动单元格上方单元格中的数值复制到当前单元格或编辑栏。
Ctrl+shift+8
选定当前区域（逸凡注：等同于使用“定位——当前区域”功能，等同于Ctrl+A区域可以得到扩大的情况）。
Ctrl+'（撇号）
将活动单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏。
Ctrl+9
隐藏选中单元格所在行（取消隐藏用Ctrl+Shift+9）
Ctrl+0
隐藏选中单元格所在列（取消隐藏用Ctrl+Shift+0）
第二讲、懒人懒到底——使用鼠标
什么？“懒人用鼠标，高手用键盘”？让那些高手用键盘去吧，懒人的口号是：要懒就懒到底，能用鼠标的地方就不用键盘。但是，懒也要懒得专业，懒得有技术含量，懒就要懒出境界来。以下是使用鼠标的常用技能：
☆ 移动单元格
选定目标单元格区域，将鼠标移到单元格区域的边缘，拖动至目标区域。
☆ 复制单元格
选定目标单元格区域，将鼠标移到单元格区域的边框，按住Ctrl拖动至目标区域。
☆ 在同一行或列中填充数据
用鼠标拖动填充柄经过需要填充数据的单元格，然后释放鼠标按键。如果要按升序排列，请从上到下或从左到右填充。如果要按降序排列，请从下到上或从右到左填充。
注释：如果复制的数据类型是 Excel 中可扩展的数据序列，如数字、日期或其他自定义填充序列，在复制过程中这些数据将在选定区域中递增而不是原样复制。如果发生了这种情况，请重新选定原始数据，再按住 Ctrl，然后拖动填充柄进行复制。（可以理解成按Ctrl是递增与不递增之间的转换，即，如果本来递增，则按Ctrl就为不递增了，如果本来是不递增的，则按Ctrl就为递增了。补充：普通的数字是复制而非递增，解决此问题，一种方法是按着Ctrl拖动填充柄，一种方法是输两个数（比如A1里输入1，A2里输入2），同时选两个单元格（A1和A2），再拖动填充柄。）
技巧1：如果旁边列有数据，那么向下填充数据时也可双击填充柄来向下填充。（“旁边列有数据”？其实可以这么理解：双击填充柄向下填充，“必须让它知道填充到哪一行为止”！这里有一个优先级别，依次是：本列、左侧列、右侧列。即当本列下面连续有数据时，双击填充柄，则填充到本列连续有数据的最后一个单元格，注意连续两个字，中间如果有空单元格，则在空单元格之前停止。如果本列下方接下来没有数据，则双击时参考左侧列，如果左侧接下来也没有数据，则双击时参考右侧列。如果右侧列接下来也没有数据呢？则双击填充柄是没有用的。）
技巧2
：可通过选择“自动填充选项”
来选择填充所选单元格的方式。例如，可选择“仅填充格式”或“不带格式填充”。
技巧3：使用鼠标右键拖动填充柄。会有什么效果呢？？试试看。
☆ 删除单元格内容
用鼠标向内拖动填充柄经过需要删除的单元格，然后释放鼠标按键。
☆ 快速移动至数据边界
将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标指针变成四向箭头时双击鼠标左键即可。双击左边缘快速跳至当前数据区域的最左边，其余类推。
☆ 设定合适行高列宽
如果某单元格未完全显示，双击该列列标题的右边界，可以设置为“最适合的列宽”。
如果某单元格分行后未完全显示，双击该行行标题的下边界，可设置为“最适合的行高”。（可以双击word里的表格边框，看一个什么效果？）
第三讲、双剑合璧——鼠标键盘组合
鼠标键盘联用来完成某些功能将大大提高操作效率，逸凡特地作诗一首，以此为证：鼠标键盘，外设至尊，联袂江湖，谁能相抗，双剑合璧,谁与争锋。
☆ 快速选定单元格区域
按住Shift键，将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标指击变成四向箭头时双击活动单元格（区域）的边缘，可快速选定活动单元格区域至此行或此列中下一个空白单元格为止。
☆ 选取连续单元格区域
先选取单元格的起始单元格，再按住Shift，点击目标单元格区域的最后一个单元格，将选取一个以起始单元格为左上角，最后单元格为右下角的矩形区域。
链接1：扩展选定的单元格区域
按下F8，再点击鼠标或按下方向键，可增加或减少单元格选定区域。按Esc或F8退出扩展模式。
链接2：选取两张或多张相邻的工作表
先选中第一张工作表的标签，再按住 Shift 单击要选取的最后一张工作表的标签
☆ 选取不连续单元格区域
先选中第一个单元格或单元格区域，再按住 Ctrl 选中其他的单元格或单元格区域。
链接1：选取两张或多张不相邻的工作表
单击第一张工作表的标签，再按住 Ctrl 单击其他工作表的标签。
☆ 插入单元格
按住Shift，拖动填充柄
☆ 跨工作表移动单元格
将鼠标移到单元格区域的边缘，按住Alt拖动鼠标到目标工作表的标签后至目标区域后释放鼠标。
☆ 调换单元格的顺序
按住Shift，将鼠标移到单元格区域的边缘拖动单元格至目标单元格
前三讲总结：
总体原则是：输入数据时多用键盘快捷键，操作时多用鼠标，尽量少在鼠标和键盘之间切换。不管是菜鸟还是高手，如果偏执地使用鼠标或键盘，那就是偏执狂了！
第四讲、Excel的枷锁
Excel并不是辽阔无边的大草原，可让你信马由缰。因设计所限，Excel有很多限制，在此仅举出一些常见的限制，有空可以了解一下，应知应会的知识点已用蓝色标记。
1、工作表和工作簿限制
工作表大小
65,536 行乘以 256 列（office2007可实现100万行、16000列）
列宽
255 个字符
行高
409 磅
单元格内容（文本）的长度
32,767 个字符。单元格中只能显示 1,024 个字符；而编辑栏中可以显示全部 32,767 个字符。
工作簿中的工作表个数
受可用内存的限制
工作簿中的颜色数
56
工作簿中的单元格样式种类
4,000
工作簿中的名称个数
受可用内存限制
窗口中的窗格个数
4
缩放范围
10% 到 400%
排序引用的个数
单个排序中为 3，如果使用连续排序则没有限制
撤消层次
16
2、工作组中的限制
可同时打开和使用一个共享工作簿的用户人数
256
修订记录保留的天数
32,767（默认为 30 天）
在共享工作簿中可突出显示的单元格个数
32,767
突出显示修订处于打开状态时，用于标识不同用户所作修订的颜色种类
32（每个用户用一种颜色标识。当前用户所作更改用海军蓝突出显示）
3、计算时的限制
数字精度
15 位
单元格中可键入的最大数值
9.99999999999999E307
最大正数
1.79769313486231E308
最小负数
-2.2250738585072E-308
最小正数
2.229E-308
最大负数
-2.2250738585073E-308
公式内容的长度
1,024 个字符
迭代次数
32,767
工作表数组个数
受可用内存限制。另外，数组不能引用整个列。例如，数组不能引用整个 C:C 列或 C1:C65536 区域。然而，数组可以引用区域 C1:D65535，因为此区域比最大工作表的大小少一行，且未包括整个 C 或 D 列。
选定区域个数
2,048
函数的参数个数
30
函数的嵌套层数
7
可用工作表函数的个数
329
计算允许的最早日期
1900年1月1日（如果使用1904年日期系统，则为1904年 1月1日）
计算允许的最晚日期
9999 年 12 月 31 日（呵呵，以前有个千年虫，以后会有万年虫否？）
可以输入的最大时间
9999:59:59
4、数据透视表规范
工作表上的数据透视表
受可用内存限制
每字段中唯一项的个数
32,500
数据透视表中的行字段或列字段个数
受可用内存限制
数据透视表中的页字段个数
256（可能会受可用内存的限制）
数据透视表中的数据字段个数
256
5、图表规范
图表引用的工作表个数
255
图表中的数据系列个数
255
二维图表的数据系列中数据点个数
32,000
三维图表的数据系列中的数据点个数
4,000
图表中所有数据系列的数据点个数
256,000
数据透视图报表中的页字段个数
256（可能会受可用内存的限制）
数据透视表中的数据字段个数
256
6、其它
自定义格式的条件
3个
名称的的最大长度
255个字符
工作簿间的引用只能是绝对引用不能是相对引用
不能设置同一单元格格内两行文字的间距,同一行字的字间距
第五讲、使用Excel应具备的良好习惯
不好的使用习惯将极大地降低你的工作效率，让你事倍功半。下面谈谈本人使用Excel的一些体会。
一、 同一对象请使用同一名称，而不要使用简写、别称，以便使用函数查找，引用，如果你使用过vlookup等函数你就可体会到这个习惯的必要性。同理，不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。
二、 排版时不要在字符串内、前后插入空格，尽量使用对齐功能来排版，以便使用函数查找、引用。
三、 在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能（可使用跨列对齐来居中），以便填充公式、排序、筛选。
四、 排版时使用顶端标题行、标题列功能，而不要笨拙、野蛮地强制性插入标题行、标题列。
五、 数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐，文本靠左对齐。数字使用千位分隔符。
六、 学会使用拆分窗口功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。
七、 工作簿内工作表较多时，使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。
逸凡注：通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。
八、 经常使用快捷键，提高工作效率。
九、 在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，请使用组合工作表功能，以提高效率。（具体使用方法参见本手册的“键盘高手”）
十、 在要进行乘除等运算时，要养成在公式的最外层使用round函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。
十一、 在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成使用if和ISERROR函数消除错误值的习惯。
十二、 要对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。
十三、 当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。
十四、 养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。
第六讲、实用功能介绍及技巧之一
Excel的功能太多了，一一讲解的话那就是一块厚厚的砖头，而不是培训手册了。所以本讲仅介绍Excel的一些常用功能和相关的技巧。下面按菜单顺序选取常用的功能进行介绍。
一、设置顶端标题行\左端标题列
操作：【文件】→〖页面设置〗→“工作表”选项卡
☆ 选中“行号列标”复选框，打印行号列标；
☆ 若要在每一页上打印列标题，请在“打印标题”下的“顶端标题行”框中，选取列标志所在行，然后单击“打印”。
逸凡注：你是否干过这样的傻事：为保证打印的工作表的每一页都有表头，每隔十几二十行复制一个顶端标题行？？我也这样做过，嘿嘿 ：）P。
☆ 若要在每一页上打印行标志，可在“打印标题”下的“左端标题列”框中，输入行标志所在列的列标，然后单击“打印”。
二、选择性粘贴
操作：【编辑】→〖复制〗、【编辑】→〖选择性粘贴〗或点右键→〖选择性粘贴〗
复制就不多说了，快捷键为Ctrl+C。注意：不能对多重数据区域使用复制剪切命令。
技巧：选择要复制的单元格、图表等对象，按住Shift,点击【编辑】菜单,该菜单会出现一个〖复制图片〗的子菜单,点击后出现“复制图片”的对话框（如下图，如选“打印效果”则不会有网格线），点击确定，然后“粘贴”即可将复制的对象粘贴为图片。链接：按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就变成“全部关闭”，可关闭全部工作簿。
复制图片对话框 “复制图片”的效果 “照相机”的效果
链接:也可使用“照相机”功能复制单元格为图片，两者效果差不多。只是“复制”出的图片无边框，见上图。“照相机”照出的图片在Excel里会随着源数据的变化而变化，“照相机”不能复制图表。关于“照相机”的使用请参见本手册的“实用功能介绍及技巧”的“自定义工具栏”部分。
选择性粘贴是一个非常实用的功能，下面介绍常用的几个选项：
1、 粘贴公式
当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。
2、 粘贴数值
☆ 将单元格中的公式转换成计算后的结果，并不覆盖原有的格式；
☆ 仅粘贴来源数据的数值，不粘贴来源数据的格式
3、 粘贴格式
复制格式到目标单元格。但不能粘贴单元格的有效性。
链接1：选择含有要复制格式的单元格或单元格区域，单击“常用”工具栏上的“格式刷”，也可复制单元格或区域的格式。格式刷适合复制比较复杂的格式，而F4或Ctrl+Y只适合重复单一的格式设置。
技巧1：若要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，请双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，请再次单击该按钮或按Esc以关闭格式刷。
技巧2：若要复制列宽，请选定要复制其列宽的列标，再单击“格式刷”按钮，然后单击要将列宽复制到的目标列标。
4、 粘贴时运算
可对粘贴对象进行加减乘除运算，如：A1单元格数值为2，复制A1单元格，选定B5：E7区域，进行下列操作：选择性粘贴--运算--乘，则B5：E7单元格的数据变成原来的2倍。其余运算类推。
技巧：如果某单元格区域的数字已设成文本格式，无法对其进行加减，可在某空白单元格输入数值1，复制数值为1的单元格，再选定目标区域，选择性粘贴→乘，即可将文本格式的数字转换为数字格式。另：用除1或加减零都可转换。同理，使用“选择性粘贴→乘”的功能将单元格区域的数字转换正负号、将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位是非常方便的！
链接：还可以在不改变数据原值的情况下把报表转换为以千元或万元为单位显示，其方法请参见本讲第十二项《设置单元格格式》中的技巧7：Excel中的变形术。
5、 跳过空单元
防止用复制的空白单元格替换数据单元格。
6、 转置
复制区域的顶行数据将显示于粘贴区域的最左列，而复制区域的最左列将显示于粘贴区域的顶行，很方便哦。
7、 有效性
粘贴单元格的有效性条件。
技巧：“全部”和“边框除外”选项也可复制数据有效性设置。
三、查找、替换
操作：【编辑】→〖查找、替换〗
可查找（替换）某特定格式或某文本；可在整个工作簿内查找（默认为仅在工作表内查找）；可设定是否区分大小分、全角半角等。
查找内容中可使用“？”、“*”等通配符，用法见下表。
通配符类型
用法
?（问号）
任何单个字符
例如，sm?th 查找“smith”和“smyth”
*（星号）
任何字符数
例如，*east 查找“Northeast”和“Southeast”
技巧1：查找*或？符号本身
在 * 和 ? 前加 ~ 即可使它们失去通配符的作用，如：要查找“*”那么在查找内容里输入“~*”即可；要查找“lhm?88”请输入“lhm~?88”。
技巧2:将工作表中包含某字符串（如“逸凡账务系统”）的多处单元格一次性设置为某格式
方法1: 【编辑】→〖替换〗，在替换对话框点击“选项”，查找内容和替换内容均输入“逸凡账务系统”，在“替换为”那一行的“格式”中设置你需要的格式，再点“全部替换”。
方法2：【编辑】→〖查找〗→在查找栏输入“逸凡账务系统”→点“查找全部”→按Ctrl+A，再设置需要的格式退出。
方法3：【编辑】→〖查找〗→在查找栏输入“逸凡账务系统”→点“查找下一个”→设置格式（不要退出查找对话框）→双击格式刷→点“查找全部”→按Ctrl+A→关闭退出。
四、定位
操作：【编辑】→〖定位〗
什么是定位？定位就是Excel替你选定符合你所设定位条件的单元格。此功能的快捷捷为Ctrl+G，打开定位对话框后单击“定位条件”按钮可选择包含特殊字符或条目的对象、批注或单元格。这是一个很实用的功能，大家一般都不太用，即使是经常使用Excel的朋友也不常用。下面介绍一下它的一些常用选项：
若要选择包含批注的单元格，请单击“批注”。
若要选择包含常量的单元格，请单击“常量”。
若要选择包含公式的单元格，请单击“公式”
逸凡注：常量和公式选项又有数字、文本、逻辑值、错误等子选项可选。
若要选择空白单元格，请单击“空值”。
若要仅选择区域中可见的单元格，虽然该区域也跨越隐藏的行和列，请单击“可见单元格”。
若要选择当前区域，如整个列表，请单击“当前区域”。
注释：当前区域指填写了数据的区域，该区域包括当前选定的单元格或单元格区域。该区域向四周扩展到第一个空行或空列。
技巧：如果要选定一个很大的单元格区域，建议使用定位功能。如要定选A1：D20000区域，为避免大量滚屏，可以直接在定位对话框的“引用位置”直接输入A1：D20000即可。当然也可先选定A1单元格，然后拖动滚动条到20000行，然后按住Shift选定D20000单元格即可。（在名称框里输入A1：D20000回车也可以。）
五、插入行、列
操作：【插入】→〖行、列〗
这个功能就不介绍了。
建议：在【工具】→〖自定义〗→“命令”选项卡里将“插入行”、“插入列”、“删除行”、“删除列”的命令按钮拖动到工具栏，以方便插入或删除行\列。
技巧：
插入多行：选定需要插入的新行之下相邻的若干行。选定的行数应与要插入的行数相等；
插入多列 选定需要插入的新列右侧相邻的若干列。选定的列数应与要插入的列数相等。
结合选定不连续的单元格，也可以一次性在不同的地方插入行或列。如选定A2：A4以及A11：A15单元格区域，然后使用插入行命令可在原第2行前插入3行，在原第11行数据前插入5行。
六、插入工作表
操作：【插入】→〖工作表〗
此功能为插入空白工作表。也可在工作表标签点鼠标右键，点击“插入”，然后选择“工作表”即可插入空白工作表。也可使用下面链接1的方法复制空白工作表。
链接1：点击工作表标签，直接拖动工作表标签可移动工作表的顺序；按住Ctrl拖动鼠标可复制工作表到本工作簿。（插入新工作表的快捷键是Alt+Shift+F1，如果你需插入10个表，不妨用快捷键）
链接2：如果工作簿里工作表较多，可以在工作表标签点鼠标右键，点“移动或复制工作表”，使用此方法在较多工作表时移动很方便直观。如果点“移动或复制工作表”并将“建立副本”的选项勾上，选择要移动至工作簿，即可将工作表复制到其它工作簿。
七、插入图表
操作：【插入】→〖图表〗
选定数据区域，点击图表向导
或【插入】菜单→〖图表〗，根据图表向导的提示，可完成简单的图表设置。
八、插入符号
操作：【插入】→〖符号〗
使用此功能可插入一些键盘、软键盘上没有的符号。如
若要输入
请按住 Alt 并在数字键盘键入此代码
¥
0165（这是人民币符号哦，一定要记住，不要再用￥来代替了！）
€
0128
另：万分号‱的快捷键为2031 Alt+x(逸凡注：先在word文档内输入2031，然后按住Alt+x，输入的2031自动变为‱)，或在Excel内（Word内也行）按以下操作：【插入】菜单--〖符号〗子菜单，在字体：Lucida Sans Unicode，子集为“广义标点”中选取。
技巧：如果你需要经常输入某个生僻的字符，你可以在【工具】菜单→〖自动更正选项〗子菜单将某字符串设置为自动替换为该字符，这样可大大提高效率。
链接：如果要经常输入某字符串，如“逸凡账务系统是个Excel财务软件”，既可采用自动更正的方法也可采用手工造词来达到快速输入的目的。此方法在office其他软件里同样适用。
九、插入分页符
操作：【插入】→〖分页符〗
在要插入水平或垂直分页符的位置下边或右边选中一行或一列，单击右键，再单击“插入分页符”。
链接：删除分页符
选定插入的分页符后的那行/列，点击“插入”菜单，此时的“分页符”已变成“删除分页符”，点击即可删除分页符。
十、插入函数
操作：【插入】→〖函数〗
函数是Excel最强大最实用最迷人的功能之一。什么是函数呢？函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。如果你不太理解这句话，你就把函数理解为“函数就是能完成特定功能的字符串，这些字符串已经预设了公式。要使用它，必须得按照既定的格式来使用，否则它就无法完成这些特定功能”。
函数的结构以等号 (=) 开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入该函数的参数，最后是右括号。函数可以嵌套使用，但嵌套层数最多为七级。
在使用函数时必须注意函数中的引用类型。如果需要多行或多列地复制公式，那么请正确地使用相对引用或混合引用。函数中可以使用预先定义的名称或行列标志。具体用法请参见Excel的联机帮助。
链接：在编辑公式时选择要更改的引用，按F4可切换引用类型。
下面简单介绍一下本人认为必须掌握的函数：if、and、or、sum、sumif、dsum、countif、vlookup、round。其它常用函数拟在《龙逸凡Excel培训手册》之飞龙在天详述。或直接到club.excelhome.net、www.officefans.net的函数版面的精华贴下载各网友总结的精彩实例。
双击打开下表参看具体实例：
十一、插入名称
操作：【插入】→〖名称〗
定义名称有如下好处：
减少输入的工作量、使公式更简洁、使人们更容易理解公式的含义、突破Excel对函数的嵌套层数仅为七层的限制（类似于使用辅助单元格）、使用某些特殊的函数（如EVALUATE、GET.CELL）
使用方法：【插入】→〖名称〗，再单击“定义”。在“在当前工作簿中的名称”框中，输入公式的名称。在“引用位置”编辑框中，键入“=”（等号）和公式内容或常量数值。
注意：名称的第一个字符必须是字母或下划线，名称中不能有空格，可以用下划线和句号作单词分隔符，名称中不区分大小写，名称最多可以包含 255 个字符。
技巧1：数据有效性条件中不能使用对其他工作簿或工作表的引用，使用定义名称就可绕过此限制。举例说明：
Sheet1的A1单元格仅限于输入sheet2表B1：B20单元格区域的数值，如果你在A1单元格的数据有效性中定义其允许序列的来源为sheet2!B1:B20，系统会提示：数据有效性条件中不能使用对其他工作簿或工作表的引用。此时你将sheet2!B1:B20定义为名称“数据A”，然后将Sheet1的A1的有效性设置为序列“=数据A”即可搞定。
技巧2：定义的名称可引用多个工作表中的单元格或单元格区域
方法和定义名称一样，只是最后一个步骤有所不同：
单击需要引用的第一个工作表的标签，按住 Shift同时单击需要引用的最后一个工作表的标签，选定需要引用的单元格或单元格区域，得出类以“=Sheet1:Sheet3!$B$3:$B$8”的公式。
技巧3：将已有行列标志作为名称使用
在创建需要引用本工作表中数据的公式时，可以使用工作表中的列标或行标来引用数据，此时引用数据不必定义名称，直接使用列标或行标即可。默认情况下，Excel 不会识别公式中的标志。若要在公式中使用标志，在【工具】菜单→〖选项〗→“重新计算”选项卡，“工作簿选项”之下，选中“接受公式标志”复选框。
如果工作表中有层叠列标，即一个单元格标志的下面紧接着一个或多个标志。在公式中可以使用层叠标志来引用工作表中的数据。
例如下图表中的公式使用层叠标志来分别计算工资1与工资2列的和。
链接：在多个工作表中命名单元格实际上就是使用了三维引用。三维引用是指对跨越工作簿中两个或多个工作表的区域的引用。三维引用在对多工作表的同一单元格或单元格区域进行计算时很实用。例如：需对sheet1到sheet30工作表的B20单元格求和，不必使用=sheet1!B20+ sheet2!B20+…+ sheet30!B20公式,只需使用=sum(sheet1:sheet30!B20)公式即可。
十二、插入超链接
操作：【插入】→〖超链接〗
在一个工作簿有很多工作表时，用这个功能做目录时很实用。超链接也可链接到其他文件或网页。总之，您可创建指向新文件、现有文件或网页、网页上的某个具体位置和 Office 文件中的某个具体位置的超链接，也可创建指向电子邮件地址的超链接。还可指定在将鼠标指针停放在超链接上时显示的提示。比较简单，不详述。
技巧：在插入了超链接的单元格单击一次为用于跟踪，单击并按住不放可选定该单元格。
链接：在单元格中还可使用HYPERLINK函数创建超链接，两者最终效果一样，HYPERLINK函数更灵活，但“插入超链接”的适用范围更广。
十三、设置单元格格式
操作：【格式】→〖单元格〗
单元格格式可设置数字格式、对齐格式、字体、边框等格式。
1、“保护”选项卡
“锁定”：保护所选单元格以避免更改、移动、调整大小或删除。只有在保护工作表时锁定单元格才有效。若要保护工作表，请指向【工具】菜单上的〖保护〗，单击“保护工作表”，再选中“内容”复选框。
隐藏：隐藏单元格中的公式，以便在选中该单元格时在编辑栏中不显示公式。如果选择该选项，这只有在保护工作表时隐藏公式才有效。若要保护工作表，请指向【工具】菜单上的〖保护〗，单击“保护工作表”，再选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框。
2、“字体”选项卡
下划线可设置成会计用单下划线、会计用双下划线等格式。会计用的下划线比普通下划线略为松散，如图：
在“字体”选项卡可将字符设置成上标、下标，方法：选定上标或下标文字，点右键→设置单元格格式→“字体”选项卡，将“特殊效果”中的上标或下标勾选上即可。
3、“对齐”选项卡
可设置文本方向、单元格内文本的自动换行、将文本缩小字体填充至单元格。
注意：自动换行与缩小字体不能联用。
技巧：如要使某表格的表头处于居中，请尽量使用“对齐”选项卡的“水平对齐”中的“跨列居中”的对齐格式，而不要使用“合并居中”功能。因为合并单元格无法使用部分功能，如下拉填充、使用格式刷等。
链接：单元格内文本的强行换行用Alt+Enter。
4、“数字”选项卡
在该选项卡可将数字设置成各种格式，如会计专用格式[逸凡注：会计专用格式可对一列数值进行货币符号与小数点对齐(此格式共综合了以下四种格式：千位分隔符、保留两位小数点、添加货币符号以及在数字与货币符号间用空格填充)]、中文小写、大写数字格式。
逸凡注：别指望微软提供的中文大写数字格式能有很大实用价值，不过可以以此为基础，用函数公式编写出真正的中文大写数字。
注意：所设置的格式仅为显示格式，并不影响数字的值。
下面重点讲解一下数字格式的自定义功能：
完整的格式代码由四个部分组成，这四部分顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。格式代码各部分以分号分隔。完整格式如下图：
它们如果只指定两个部分，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果只指定一个部分，则该部分可用于所有数字。如果要跳过某一部分，则使用分号代替该部分即可。
可以自定义格式代码来定义如何显示数字、日期或时间、货币、百分比或科学计数以及文本或空格等，具体方法请参见Excel的联机帮助“创建或删除自定义数字格式”。
特殊符号在自定义格式中的使用：
在自定义格式中可以使用多种符号，它们的作用各不相同，下面分别介绍一些常用符号的用法。在自定义格式中，下面的字符不必用引号括起来：$、-、+、/、( )、:、!、^、&、'（左单引号）、'（右单引号）、~、{ }、=、<、> 和空格符。
，作为千位分隔符或以一千为单位表示数字的数量级，请参见本专题技巧7的实例。
"" 显示双引号之间的文本。
“\”或“!”：显示下一个字符。和""用途相同。且输入后会自动转变为双引号表达。不同的是“\”显示后面的文本，双引号是显示双引号中间的文本。此设定此格式后。如果单独使用“\”或“!”来自定义格式则将输入的数字显示为所设定的文本，但对输入的文本无效。
# 只显示有效数字而不显示无效的零。
0（零）如果数字的位数少于格式中的零，则显示无效的零。
? 在小数点两边添加无效的零，以便当按固定宽度字体设置格式（例如 Courier New）时，小数点可对齐。还可对具有不等长数字的分数使用?。
* 可使星号之后的字符填充整个列宽。例如，格式“0*A”可在数字后包含足够的A以填充整个单元格，一直把整个单元格塞满为止，即使列宽增加，它还是会自动塞满的。
[] 中括号在自定义格式中有两个用途：使用颜色代码、使用条件。如自定义格式“[红色][<=100];[蓝色][>100]”表示以红色字体显示小于和等于 100 的数字，而以蓝色字体显示大于 100 的数字。
@ 若要在数字格式中包括文本部分，请在要显示输入单元格中的文本的地方加入符号 @，自定义格式“@"逸凡账务系统"”，如在单元格输入123，则显示“123逸凡账务系统”。
逸凡注：在格式中使用@与使用""有区别。@可用于数字或文本，如用于数字也是以文本形式存储的，而类似“0.00"逸凡账务系统"”的格式仅适用于数字，对文本无效。如下图：
技巧1：根据数值的正负自动判断加载不同的“前后缀”：如将格式设置为“"盈余"0.00 ;"短缺"0.00”、或“$0.00 "剩余";$-0.00"短缺"”，分别输入正负数你便可体会到两者的区别。
技巧2：数字格式中的智多星——自动设置满足指定条件的数字格式。
在格式代码中加入带中括号的条件，条件由比较运算符和数值两部分组成。例如，下面的格式以红色字体显示小于和等于 100 的数字，而以蓝色字体显示大于 100 的数字：
[红色][<=100];[蓝色][>100]
逸凡注：此功能有点类以于条件格式。但此条件仅限于由比较运算符和数值两部分组成 （此类运算符包括：= 等于、> 大于、< 小于、>= 大于等于、<= 小于等于和 <> 不等于）。而条件格式的适用范围更广，还可使用由函数组成的公式组成的条件，格式范围也更多更广。
技巧3：自动显示固定宽度：如将格式自定义成000000，则输入小于6位的数字，自动在前面以0填充，输入大于6位的数字或文本则不变。
技巧4：如果单元格区域既含有五位数的邮政编码又含有九位数的邮政编码，则可以使用自定义格式以便同时正确显示这两种类型的邮政编码。方法是：单击“分类”列表中的“自定义”，然后在“类型”框中键入下列内容： [<=99999]00000;00000-0000
技巧5:Excel中的障眼法
1、在【格式】菜单上，单击〖单元格〗子菜单，再单击“数字”选项卡, 在“分类”列表中，单击“自定义”, 在“类型”框中键入“"逸凡账务系统"”试试,不管输入什么,显示出来的都是“逸凡账务系统”了。
2、如需将输入的所有数字均以*显示，自定义格式为“**;**;**”，同理，将输入的所有数字均以A显示，自定义格式为“*A;*A;*A”。
技巧6: Excel中的隐身术
方法1:将单元格字体颜色设置成与底色一样的颜色
方法2: 【格式】→〖单元格〗→“数字”选项卡, 在“分类”列表中，单击“自定义”, 在“类型”框中键入“;;;”（三个分号）（此格式隐藏单元格所有的数值或文本）；格式“;;”（两个分号）隐藏数值而不隐藏文本。格式“##;;;”只显示正数；格式“;;0;”只显示零值。格式“""”隐藏正数和零值，负数显示为-，文字不会隐藏；格式“???”仅隐藏零值,而不隐藏非零值和文本。（???不仅隐藏0值，连小于0.5的值都隐藏了。建议用：工具>选项>视图>窗口选项，零值前的对勾去掉，但此方法的缺点是整个表不显示零值，而不是某区域不显示零值。）
技巧7：Excel中的变形术
1、在输入数字前加一个单引号’，数字就“变形”为文本了。输入的单引号不会显示出来，也不计入字符串的长度（你可用len函数试试）。如果要再次将该文本格式的数字转换为数字格式，请“使用选择性粘贴→乘”的功能（请参见“选择性粘贴→粘贴时运算”部分）。
2、将数字直接以百元为单位显示，自定义格式为：“ #!.00"百元"”；直接以千元为单位显示，自定义格式为：“#,"千元"”或“0.00,"千元"”；直接以万元为单位显示，自定义格式为：“#!.0,"万元"”或“#!.0000"万元"”；将数字直接以百万元显示，自定义格式为“#,,"百万元"”或“0.00,,"百万元"”。财务人员、统计人员一定要掌握这几个自定义格式，很有用哦。
链接1：工作表的隐身术参见本手册的“隐藏工作表”
十四、隐藏工作表、设置工作表标签颜色、设置背景
操作：【格式】→〖工作表〗→“隐藏”
隐藏工作表分两个层次：普通隐藏、深层隐藏。普通隐藏：在【格式】→〖工作表〗子菜单将选定的工作表隐藏起来。此类隐藏可用同样的方法将隐藏的工作表取消。深层隐藏要用VBA，将工作表的Visible属性设置为 xlSheetVeryHidden即可。用此方法所隐藏的表在【格式】→〖工作表〗→“取消隐藏”是看不见的，自然就无法取消对它的隐藏了。
链接1：隐藏、取消隐藏工作簿窗口
隐藏：打开工作簿，【窗口】→〖隐藏〗；
取消隐藏：【窗口】→〖取消隐藏〗。 如果〖取消隐藏〗命令无效，则说明工作簿中没有隐藏的工作表。如果〖重命名〗和〖隐藏〗命令均无效，则说明当前工作簿正处于防止更改结构的保护状态。需要撤消保护工作簿之后，才能确定是否有工作表被隐藏。
设置工作表标签颜色：
【格式】→〖工作表〗→“工作表标签颜色”。也可以在工作表标签上单击右键，再单击“工作表标签颜色”。选择所需颜色，“确定”退出。（早期版本不行，例如Excel98）
逸凡注：如果工作表标签用颜色做了标记，则当选中该工作表标签时，将按用户指定的颜色为其名称添加下划线。如果工作表标签显示有背景色，则该工作表处于未选中状态。
设置工作表背景：
如果你看腻了白色的工作表背景，不妨添加一张美女图片作为背景吧。一边工作一边欣赏PLMM，美哉！乐哉！
逸凡注：背景图案不能打印，并且不会保留在保存为网页的单个工作表或项目中。然而，如果将整个工作簿发布为网页，则背景将保留。友情提醒：增加背景图片将增大工作簿的大小。
技巧：如果某个工作表背景的美女很漂亮，看得你口水都流出来了，想把她从工作表里揪出来设为墙纸，怎么揪呢？？方法：【文件】→〖另存为网页〗，把工作簿存到某文件夹，然后到那文件夹就能找到了！
十五、条件格式
操作：【格式】→〖条件格式〗
条件格式就是当单元格的值满足你预先设定的条件时，Excel自动将单元格设置成你预先设定的格式。单元格的值变化，格式就相应变化。此功能一般用于区分不同区间的值、不同长度的文本等，也可用于重复值提示。
条件格式的条件分为两类：单元格数值、公式，如下图：
如果条件为 “单元格数值”选项，则可以直接键入常量值或公式。如果输入公式，则必须以等号 (=) 开始。
如果条件为“公式”选项，则输入用于逻辑判断的公式。
使用单条件的条件格式不难。在此不详述。
使用多条件来定义格式
多条件格式的规则是：
条件1优先于条件2，条件2优先于条件3，也就是说，首先判断是否满足条件1，如果满足则执行条件1对应的格式，不满足条件1，才判断是否满足条件2，如果满足则执行条件2对应的格式，其余类推。
最多可以指定三个条件，如果指定条件中没有一个为真，则单元格将保持现有的格式。
要注意各条件的顺序，设置不合理，则达不到期望的效果。
实例见下表（双击打开表格查看条件格式设置）。
逸凡注：
1、在条件格式中你不能根据条件设置字体、改变字体大小、设置上下标。
2、将格式复制到其他单元格中，可以使用格式刷（请注意在条件中正确使用单元格的相对引用，否则使用格式刷或复制格式将达不到预期的效果）。
3、复制其他单元格到设有条件格式的单元格时，将覆盖条件格式。如果要保留原条件格式，请使用选择性粘贴—粘贴数值。
第七讲、实用功能介绍及技巧之二
一、共享工作簿
操作：【工具】→〖共享工作簿〗
1、什么是共享工作簿
共享工作簿是指允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿（说白了就是几个人对同一工作簿同时打开并操作,其好处是不言而喻的）。保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订（必须使用 Excel 97 或更高版本来修改共享工作簿）。每次保存共享工作簿时，该工作簿就会按其他用户在您上次保存之后所做的修订进行更新。如果要打开共享工作簿以监视进程，则可在指定的时间间隔内让Excel自动更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。
那么如何创建共享工作簿呢？
在【工具】菜单里的〖共享工作簿〗子菜单，将编辑选项卡里的“允许多人编辑”勾选上即可多人同时操作工作簿了。
2、修订冲突
在向共享工作簿保存更改时，正在编辑该工作簿的其他人员可能已经将自己的更改保存在了同一个单元格中。这种情况下就会产生修订冲突，这时将出现冲突解决对话框以便决定保存哪个人的更改。
若要保留自己的修订或其他人的修订并转到下一个修订冲突上，请单击“接受本用户”或“接受其他用户”。
若要保留自己的所有剩余修订或所有其他用户的修订，请单击“全部接受本用户”或“全部接受其他用户”。
若要使自己的修订覆盖所有其他用户的修订，而且不再看到“解决冲突”对话框，请关闭此功能。
3、不可用于共享工作簿中的功能
由于Excel的部分有一些功能在工作簿共享后只能查看或使用，而不能更改，所以在工作簿共享前应设置好这些功能。只有在停止使用共享工作簿的条件下，才能使用下面功能：
不可用的功能
替换方法
创建列表
无。
成块插入或删除单元格
可以插入整行和整列。
删除工作表
无。
合并或拆分合并的单元格
无。
添加或更改条件格式
单元格值更改时，现有条件格式继续存在，但不可更改这些格式或重定义条件。
添加或更改数据有效性
键入新值时，单元格继续有效，但不能更改现有数据有效性的设置。
创建或更改图表或数据透视表
可以查看现有的图表和报表。
插入或更改图片或其他对象
可以查看现有的图片和对象。
插入或更改超链接
现有超链接继续有效。
使用绘图工具
可以查看现有的图形对象和图形。
指定、更改或删除密码
现有密码仍然有效。
保护或不保护工作表或工作簿
现有保护仍然有效。
创建、更改或查看方案
无。
创建组及分级显示数据
可以继续使用现有分级显示。
插入自动分类汇总
可以查看现有分类汇总。
创建数据表
可以查看现有数据表。
创建或更改数据透视表
可以查看现有报表。
写入、记录、更改、查看或分配宏
可以运行现有的只使用可用功能的宏。可以将共享工作簿的操作录制在一个存储于其他非共享工作簿的宏中。
更改或删除数组公式
原有数组公式继续正确地计算。
技巧1：若要查看另外还有谁打开工作簿，请单击“工具”菜单中的“共享工作簿”，再单击“编辑”选项卡。
技巧2：如果希望定期自动更新其他用户的更改并加以保存或不保存，请单击“工具”菜单中的“共享工作簿”，再单击“高级”选项卡，然后在“更新”下，单击所需的选项。
技巧3、其他用户未保存前，其对共享工作簿进行的修订不会显示。因而要停止共享工作簿必须请所有其他用户保存并关闭共享工作簿。否则，他们未保存的数据将会丢失。
二、保护工作表、工作簿
操作：【工具】→〖保护〗
1、保护工作表
★保护工作表及锁定单元格中的内容：可防止未解除锁定的单元格、查看隐藏的行或列、查看隐藏的单元格中的公式
★选择锁定单元格：将此选项去掉可阻止用户将鼠标指向您在“单元格格式”对话框中“保护”选项卡上的“锁定”复选框中已选中的单元格。
★选择解除锁定的单元格：同上，不赘述。
★单元格格式：清除此项时，可以防止用户更改“单元格格式”或“条件格式”对话框中的任何选项。
其他可禁止用户使用插入/删除行/列、排序、使用自动筛选、使用数据透视表等功能，
2、允许用户编辑区域
3、保护工作簿
★结构：防止用户进行如下操作：查看隐藏的工作表、移动删除隐藏或更改工作表名称、插入新工作表或图表工作表、将工作表移动或复制到其他工作簿中
★窗口：防止用户进行如下操作：在工作簿打开时，更改工作簿窗口的大小和位置、移动窗口、调整窗口大小或关闭窗口。但是，用户可以隐藏或取消隐藏窗口
4、保护并共享工作簿
链接:如要设定工作簿的打开或修改密码, 点击【文件】菜单→〖另存为〗子菜单，打开“另存为”对话框，在此对话框的“工具”菜单下的“常规选项”里设置。
三、自定义工具栏
操作：【工具】→〖自定义〗
分为工具栏、命令、选项三个选项卡。
在“命令”选项卡可以将你要经常用到的一些命令拖到工具栏上，以方便操作，不要时将其拖回去就是了。建议增加的工具：查找、插入/删除行\列、撤消合并单元格。
技巧1：可将工具类里的“照相机”、“朗读单元格”工具拖至工具栏。“照相机”类似于QQ中的截屏工具，它是将单元格像照相一下照下来（本手册“高级筛选”部分中的单元格图片就是使用“照相机”照下来的），照下来的图片还可根据源数据的变化而变化，呵呵，够先进吧。照相机不能复制图表。“朗读单元格”是将单元格内的文字朗读出来，这个功能在样对时很实用，只是语速有点慢、间隔有点长，当然，你也可在“控制面板→语音”里将朗读语速加快一点。另：也可在【工具】菜单→〖语音〗子菜单将“显示从文本到语音工具栏”勾选上，在“从文本到语音”工具栏，选择“按下回车键开始朗读”就可输完后一回车Excel就会自动读出你输入的内容，让你一边输入一边检查，提高工作的效率。
请将“选项”卡里的“始终显示整个菜单”勾选上，否则菜单仅显示最近使用的命令。
逸凡注：“仅显示最近使用的命令”-----这是微软自作聪明的一个设计。
四、工作簿选项设置
操作：【工具】→〖选项〗
你是否遇到过以下怪事：Excel的网格线颜色变了、甚至不见了、单元格不能直接编辑或不能下拉填充了、编辑栏不见了、行号列标不见了、滚动条不见了、工作表标签也不见了、数据源变了而公式计算出的结果还是原来的，真是天下大乱了！这些问题的根源都在【工具】→〖选项〗里。具体奥秘自己去探索吧，不明白的请加入QQ群19648285讨论。
链接：如果“常用”工具栏或“格式”工具栏不见了，请将【视图】菜单→〖工具栏〗子菜单里的“常用”或“格式”勾选上就是了。
技巧1: 自动添加公式
将【工具】→〖选项〗→“编辑”选项卡→“扩展数据列表格式及公式”复选框勾选上，则自动为添加到列表底端的新增项自动设置格式以与列表中其他项的格式相匹配，同时复制在每一行中重复使用的公式。（逸凡注：新增项目与数据列表的最后一行之间不应含有空行。为了扩展格式和公式，新行之前的五行中至少应有三行必须包含格式和公式）。
技巧2：自动设置小数点
将【工具】→〖选项〗→“编辑”选项卡→“自动设置小数点”复选框勾选上，并在“位数”框中输入小数位数。可以指定Excel自动根据所输入的常数（如果输入的数字含有小数点则此选项不发生作用）将小数点添加到常数中的特定位置。例如：将自动设置小数点位数设置为4，如果输入123456，则自动变为12.3456。如果“位数”框保留为空白或设置为 0（零），则需要手动输入小数点。
五、对数据进行排序
操作：【数据】→〖排序〗
可按三个关键字进行排序，还可选择排序的方向（按行或列）、排序的方法（按字母排序按笔划排序）。排序的功能比较简单，主要了解一下排序的顺序。
在按升序排序时，Microsoft Excel 使用如下次序（在按降序排序时，除了空白单元格总是在最后外，其他的排序次序反转）
在按字母先后顺序对文本项进行排序时，Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序。文本以及包含数字的文本，按下列次序排序:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
在逻辑值中，FALSE 排在 TRUE 之前；所有错误值的优先级相同；空格始终排在最后。
技巧：如何按 4 个关键字进行排序
首先，打开排序对话框，在“第三关键字”框中，单击最不重要的数据列，确定退出。然后再次打开排序对话框，在“主要关键字”和“次要关键字”框中，单击需要排序的其他 3 个数据列，选中所需的其他排序选项，再单击“确定”。
六、筛选数据
操作：【数据】→〖筛选〗
尽管Excel的筛选查询功能远比不上Access，但其提供的筛选功能还是比较丰富了，基本可以满足一般需要。其筛选菜单主要有如下功能：
（一） 自动筛选
1、对最小或最大的前N个数进行筛选
先自动筛选，然后单击包含数字的列中的箭头
，再单击（“前 10 个”）。然后进入自动筛选前10个的对话框进行相关设置。
逸凡注：进行筛选并不仅限于前10个，而是前N个，可根据你的需要自行设定。也可设置成最大或最小的前百分之N。
2、对包含或不包含特定文本的行进行筛选
单击包含数字的列中的箭头
，再单击（“自定义”），进入“自定义自动筛选方式”对话框进行相关设置。可设置成“等于、不等于、包含、不包含”等关系。
逸凡注：最多可按两个条件进行自动筛选、可使用通配符。
3、对空白或非空白单元格进行筛选
单击包含数字的列中的箭头
，再单击（“空白”或“非空白”）。只有当前筛选的数据列中含有空白单元格时，“空白”和“非空白”选项才会出现。
4、对大于或小于另一个数字的数字进行筛选
5、对等于或不等于另一个数字的数字进行筛选
6、对文本字符串的开始或结尾进行筛选
如果你要筛选出以或不以某字符串开始或结尾的行请使用此功能。
单击包含数字的列中的箭头
，再单击（“自定义”）。进入“自定义自动筛选方式”对话框进行相关设置，在左边的框中，选择“始于”或“并非起始于”，“止于”或“并非结束于”等条件。右边框输入所需文本。本功能可使用通配符。
7、对顶部或底部数字按百分比进行筛选
参见“对最小或最大的前N个数进行筛选”中的注释。
（二） 高级筛选
高级筛选难在掌握如何设定筛选条件。高级筛选的条件和数据库函数DSUM、DCOUNT等使用的条件一样。
逸凡注：条件区域至少需有三行：条件区域的列标签、条件行、空白行（条件区域必须具有列标签，在条件值与列表区域之间至少留一个空白行）。条件行的行数视需要而定，但至少要有一行。
下面讲解一下如何设定筛选条件：
条件区域行与行的关系是“或(or)”的关系，列与列是“并（and）”的关系。理解了这一句话就掌握了如何设定筛选条件。举例说明：
1、如果要筛选出审计部、评估部和管理咨询部等三个部门的职工，筛选条件为图一的单元格区域。
2、如果要筛选出审计部中男性职工，筛选条件为图二的单元格区域。
3、如果要将符合以下三条件之一（审计部的职工或是所有的男性职工或工资大于5的职工）的职工筛选出，筛选条件为图三的单元格区域。
4、如果要将符合以下三条件之一（审计部中的女职工或是所有的男性职工或工资大于10的职工）的职工筛选出，筛选条件为图四的单元格区域。
（图一） （图二） （图三）
（图四） （图五）
逸凡注：
1、对列应用筛选后，可用于对其他列进行筛选的值只能是那些在当前筛选区域中显示的值，也就是只能在原来筛选的基础上再进行筛选，除非你先取消原筛选，切记！！
2、当单击箭头
时，只显示列表中的前 1000 个独立的项。
3、筛选条件不能包含空行（如图五的筛选条件就是错误的），否则将会筛选出所有数据。
七、对数据进行分类汇总
操作：【数据】→〖分类汇总〗
分类汇总可自动计算列表中各类别的汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。分类汇总的方式有求和、计数、求平均值、最大（最小）值、乘积、方差等。
要删除分类汇总，请在含有分类汇总的列表中，单击任一单元格，在【数据】菜单上，单击“分类汇总”，单击“全部删除”即可。
逸凡注：
1、插入分类汇总前，请先将列表排序(以便将要进行分类汇总的行组合到一起),再分类汇总。请确保数据列表的第一行的每一列都有标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。
2、可再次使用“分类汇总”命令来添加多个具有不同汇总函数的分类汇总，也可以使用嵌套分类汇总将更小的分组的分类汇总插入现有的分类汇总组中。若要防止覆盖已存在的分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。使用嵌套分类汇总的实例图片见上图。
3、分类汇总的实质就是使用subtotal函数进行统计。关于此函数的用法请参看Excel联机帮助。
八、设置数据有效性
操作：【数据】→〖有效性〗
数据有效性就是为了确保数据的正确而设定条件验证、限制单元格数据的输入。还可以设定提示信息和出错警告，以帮助使用者正确使用工作表。常见的有效性条件有:整数、小数、序列、日期、时间、文本长度。以上有效性条件除“序列”之外，其他的都可设定一个区间值。“序列”所引用的单元格必须指向相同工作表上的单元格。
技巧1：如果“序列”必须引用不同的工作表或工作簿，可使用定义的名称。
技巧2：在“数据有效性”对话框的“输入法模式”选项卡可设置单元格的输入法模式，当选定单元格时自动更改输入法，实现了中英文输入方式之间的自动切换。
如果你认为有效性条件所设定的值只能是常量，那就太小瞧Excel了，这些条件值可以设定为公式，并非条件为“自定义”时才可设定公式。如最小值可输入“=MIN(D8:D21)”，最小值“=MIN(D8:D21)”，也可输入更复杂的公式。
有效性除了可以限定输入的数值在某一区间外，还可利用其“自定义”功能引申出其它更牛的绝招，如：
1、不允许输入重复值：自定义条件为“=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1”
2、仅允许输入特定格式的文本：如只能输入以“CQ”或“HN”开头的六个字符的文本，条件为“=OR(AND(LEFT(C2,2)="cq",LEN(C2)=6),AND(LEFT(C2,2)="hn",LEN(C2)=6))”。
3、按大小顺序输入：即后面输入的数据（日期或数字）不能大于前面的数据，则数据有效性条件为“=MAX($E$2:E2)=E2”。
4、智能列表功能：根据其它单元格的数值，自动提供相应的列表。其实这个功能很简单，就是在序列条件里使用了if的嵌套功能“=IF(A2="审计部",$E$2:$E$5,IF(A2="评估部",$E$6:$E$9,IF(A2="管理咨询部",$E$10:$E$12,$E$13:$E$15)))”
上述有效性的实例参见下表（双击打开工作表）：
(用IF嵌套功能做有效性的序列，有一定的局限性。第一个不足是，IF只能嵌套7层，所以部门不能超过9个；第二个不足是，当部门增加时，序列不会自动增加；第三个不足是，当部门里的人员增加或减少时，有效性需要重新定义。要解决这些问题，建议在有效性里定义序列时用OFFSET和MATCH两个函数)，见附件举例。
九、分列
操作：【数据】→〖分列〗
从其它文件复制过来的数据，粘贴到工作表后都在同一列，如果数据的各字段均以某字符分隔或各字段数据长度一致，如下图，则可以使用文本分列来将其分拆到各列。
如果文本文件中的项以制表符、冒号、分号或其他字符分隔，请选择“分隔符号”。如果文本文件中的所有项的长度相同，请选择“固定宽度”。
在对话框的“分隔符号”区域选择数据所包含的分隔符。如果所需的字符未列出，请选中“其他”复选框，然后在包含插入点的框中键入字符。如果数据类型为“固定宽度”，则这些选项不可用。 如果在数据字段之间数据所包含的分隔符由多个字符组成，或者数据包含多个自定义分隔符，请单击“连续分隔符视为单个处理”。 从“文本识别符号”中选择要使用的符号以指定该符号中所包含的数据将作为文本处理。
在“数据预览”中，选择列。然后在“列数据格式”下，单击要为转换文本的选定列应用的数据格式。若要在导入文本文件时排除某个数据列，请在“数据预览”下选择该列，再选择“不导入此列(跳过)”。
具体方法按照“文本分列向导”的提示操作就是了。
十、合并计算
操作：【数据】→〖分列〗
Excel可以将格式相同的工作表数据、格式不同但具有相同行标志（列标志）、甚至任意数据合并在一起。方法分别是通过位置进行合并计算、按分类进行合并计算、使用三维公式合并计算。此功能的使用方法详见Excel的联机帮助“关于合并计算数据”，本手册不予详述。
十一、数据透视表
操作：【数据】→〖数据透视表和数据透视图〗
数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据，功能非常强大。本部分内容拟在《龙逸凡Excel培训手册》之飞龙在天讲解。
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