用Excel提高办公效率（三）：把经常固定发的邮件内容模板化

很多时候，我们都需要固定在某个时间，发一些日报、周报、月报之类的，给不同部门的同事，或者客户去更新信息，抑或是对账之类的操作。而内容基本都是固定的。但是，里面的某些数据或内容或许会有变化。

例如每天需要通报的内容，随便举个案例，如下面的内容：

各位领导同事：

大家好。本周（2022年3月7日-2022年3月13日）项目进度如下：

项目A：85%，项目B：80%，项目C：90%，项目D：83%。

其中，完成量排名靠前的客户分别为：客户C完成量为75万，占比30%，客户B完成量为63万，占比23%。

这里举例的数据相对来说较少，一般的人员只需要把对应的数字改为最新即可。但是，如果同样的数量再翻两倍，这样就需要逐个逐个去复制粘贴，而且同时要顾及数据的准确性，否则数据出错，后面重新查回来，就比较麻烦了。

先说一下我一般处理的思路，首先把里面的内容先拆解一下，里面涉及变量，实际上就是：

1. 日期：2022年2月28日-2022年3月6日；
2. 项目的完成量、进度百分比；
3. 客户的排名以及对应的客户名称。

其他的文字，都是可以看作为常量了。最后只要把常量跟变量，通过公式连起来，就可以变成邮件的内容，而且，完成量、百分比之类的，实际上都是现有的表格统计的数据，表格数据出来了，那么，邮件的内容也就出来，一步到位，就不用逐个逐个数字去复制粘贴了。

现在先把变量用公式转化一下。

首先是日期，先思考一下统计周期，为通报上一周的数据。那么先把上周一和周日的日期确定好即可。这里我们需要用到几个与日期有关的函数：WEEKDAY（用于把日期转换成礼拜几对应的数字），TEXT（这个函数虽然只是一个转文本的函数，但更多时候是用于日期的转换），CONCATENATE（这个函数在第一篇文章介绍过，这里的作用就是把我们要的内容连接起来）。这种转换需要用到一点点的数学思维，先转换成今天礼拜几，然后用日期减去对应的礼拜几的数字倒回去上个礼拜的日期，再减去对应的天数。

分享的公式如下图：

然后再用TEXT截取需要用到的日期数据，再把文字合并起来，如下图：

最后，把两个日期连起来即可，

说明一下，里面用的TODAY函数是按照当天的日期变化的，所以只要公式设定好后，以后就不用每次都要重新填日期了，只会根据发公告的那天算起对应上周的时段。

同样，项目进度的百分比，只要按照对应的数值进行匹配就可以了。

重点说一下排名寻找对应的客户、完成量及占比。先做一个模拟的辅助数据，如下图：

先从完成量抽取排名前二的两个数据，再匹配对应的客户名称及占比。这里可以用LARGE函数，对需要引用的数据则用INDEX以及MATCH函数进行嵌套。

但是，占比似乎没有显示为百分比的形式，这里就需要再用公式进行转化了，这里是不能够通过调整单元格式进行转换的，因为这里需要引用到内容里面。

这样，根据之前与这部分相关的内容：

其中，完成量排名靠前的客户分别为：客户C完成量为75万，占比30%，客户B完成量为63万，占比23%。

就可以通过公式转换为如下：

公式看上去貌似很长，实际上我们写公式的时候，一块一块来写，最后合并起来就不会太复杂了。而且，这种对于固定发布的文字夹杂统计数据的通报之类的信息，只要把公式一次性做好，后面就只需要把源数据复制进去表格里面就可以自动生成，效率的提高不只是一两倍的事情了。如果有兴趣的话可以自行算一下原来的方法与使用这种方法后时间上可以节省多少。

以上就是这次分享的内容，希望对大家有所帮助。当然，方法有很多，个人的水平也是有限的，这仅是我自己常用的方法。如果有更好的方法，欢迎大家留言指导。谢谢。