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本文主要介绍和演示如何使用公文处理助手的自动脚本功能，实现各种Word操作、功能的一键自动完成。

文章将从自动排版、数据提取、文档编辑三类中，每类选择1-2个操作实例来具体说明：

注：脚本一旦编写完成，就能像自动化功能一样，可以随意使用，因此非常适用于解决各种重复劳动问题，而且因为是模块化组合，可以通过组合实现各种不同的需求。

自动排版

文档自动排版是一个应用广泛，需求复杂的应用场景，不同的单位、人的需求可能完全不同，要实现兼顾效率和实用两个方面，最好的办法就是模拟Word的操作，并将之标准化、模块化，这样即可以灵活应用，效率也得到了保证。

下面作者按法律条款文本、公文文本、通用文本来介绍如何编写自动脚本。

（1）法律条款文本

法律款文本的文档层级结构比较清晰，一般主要包括：章、节、条三个层级，部分较长的可能包括“部”层级。

据此分析排版的需要主要包括：内容整理（删除多余的空行、空格）、设置整体格式、设置文档层级格式，共三个方面，根据需要可以添加制作目录的功能，下面来实际操作编写一个自动脚本（在此先统一注明：文章中以“◆”字符开头的均为自动脚本的脚本代码，包括内置模块名和设置参数）

首先是内容整理，我们需要对整个文档清除原有格式，删除多余的空行、空格，具体流程是先全选文档，清除格式，再用替换功能清除空行和段首段尾的空格，在自动脚本里使用下面几个模块来完成：

◆全选当前文档
◆清除格式
◆(删除)全文空行
◆(删除)首尾空格

然后是设置整体格式，因为前面已经全选了文档，我们直接进行格式设置即可，需要分别设置中西文字体、字号、行距、缩进、对齐方式，在脚本中我们直接指定的应用样式来完成，可以指定自定义样式或者内置样式，输入样式名就行了。具体模块如下：

◆应用指定样式：公文处理助手-正文样式

接下来是设置文档层级格式，如果是手动排版，就只能用鼠标逐个选定范围再调整格式，当然也可以用查找替换来进行批量设置，只是会比较麻烦，而且效率不高。

自动脚本里可以通过指定查找内容来一键批量选中文档或选区里的指定内容，支持Word查找通配符和正则表达式，这样不论是什么样的文档，我们可以快速的批量调整文档内容，实现效率的提升。

通配批量选择

正则批量选择

操作方法：先添加“◆光标移至文档开头”模块，再添加“◆通配批量选择”或“◆正则批量选择”模块，添加时设置相应的表达式即可，另外程序提供了扩展的选择项，可以设置只选择在段落开头、在表格外的内容，并且可以选择内容所在的段落，所以我们只需要在通配符表达式里指定层级的序号部分就可以了，这里使用Word查找通配符，添加“◆通配批量选择”模块，表达式为“第[一二三四五六七八九十百千零]@章”（不包括引号），在段首选项：是；表格外：是；选择整段：是

◆光标移至文档开头
◆通配批量选择：第[一二三四五六七八九十百千零]@章：1：1：1

这样就会自动选择文档中的所有章层级段落，接下来就是调整格式，主要包括设置对齐方式，调整字体、字号、行距和段间距，添加相应的模块，按提示选择和设置参数即可，具体模块如下：

◆设置对齐方式：1
◆设置字体：黑体
◆设置字号：16
◆设置行距：1
◆设置段间距：1：1

以上设置了选定内容的格式为居中对齐、黑体16磅，1.5倍行距、段间距为段前1行

设置字体格式

参考上面的通配符表达式，我们可以很方便的设置相似的节、条层级的格式，简单修改将章替换为节或条：

第[一二三四五六七八九十百千零]@节

第[一二三四五六七八九十百千零]@条

添加“◆光标移至文档开头”模块，再按文档层级定义通配符表达式，添加“◆通配批量选择”模块，最后根据需要添加设置格式的模块就行了。

如果不需要设置条层级加粗，可以不用选择条层级，注意每次使用批量选择功能前需要先定位光标，为程序指定查找开始位置，因为程序总是向后查找。

所有文档内容的格式调整完成后，我们再添加插入页码和调整页面设置的模块，插入页码是插入公文标准页码，调整页面设置是根据已定义的参数来调整，也可以单独指定边距和页眉页脚。

到这里，法律条款文本的自动排版功能就制作完成了，点击执行后，根据机器速度，30秒至1分钟就能自动完成约1.2万字的法律条款文本的排版工作，而且不会出错，相比之下手动处理等其它方式需要至少5分钟的时间，而且不但受熟练度影响，还很费眼。

（2）公文文本

上面介绍了法律条款的自动排版脚本，下面来说说公文。

相对于法律条款，公文的文档层级比较少，有两级子标题，第三级子标题虽然有，但一般都是根据需求做加粗处理，因此相对比较简单，下面简单的介绍一下公文的脚本制作原则

此处设定公文文本为只包含标题、正文，标题已居中且与正文间有空行。

先说最简单的办法

首先，我们定位好光标：

◆光标移至文档开头

接下来使用“连段选调”模块，作用是自动向文档结尾方向选定一段不含图表的文字，并自动判断文字的类型，调整成相应的格式类型，可以自动识别标题（需要居中）、正文（含主送）、附件说明、落款和附件标识等内容。

添加多个“连段选调”模块，这样可以确保识别文档中的所有文字块，当没有内容可选择时，光标会自动折叠。

接下来说下相对灵活的办法

首先是全选文档，应用正文样式

◆全选当前文档
◆应用指定样式：公文处理助手-正文样式

然后定位光标：

◆光标移至文档开头

然后使用选择连段功能选定不含图表的文字：

◆向下选择连段

向下选择连段

然后根据文档内容来设置格式，比如中西文字体、字号、行距、缩进、对齐方式，也可以简单的直接应用定义好的样式

◆应用指定样式：公文处理助手-标题样式

说明一下，公文处理助手里可以通过设置格式参数来定义你需要的自定义样式，公文/标书/论文的标题、正文和各级子标题都可以指定好参数，定义好后会自动添加到当前文档中，像模板一样方便使用，而且不受模板文件的影响。

最后定位光标，添加调整所有层级格式，会自动调整全文或者选区的所有公文或标书的各级子标题的格式。

◆光标移至文档开头
◆调整所有层级格式

调整所有层级格式

以上就完成了公文主体的调整，剩下的可以根据需要添加版头、落款和版记。

（3）通用文本

我们同样定义通用文本与公文文本类似，包含标题、正文，标题已居中且与正文间有空行，包含5项左右的嵌入图片或表格。

关于通用文本的自动排版，主要的思路是逐个选择文字连段，设置为自动正文格式（应用正文样式同时自动调整子标题的格式），直到文档结束，同时可以在开始调整前加入各种内容修正功能，比如删除空格或空行、数字符号纠错、编号转文本、取消超级链接、中文双引号修复，以及修改页面设置和插入页码等等，下面是具体方案：

◆调整当前节页面设置
◆当前节插入页码(连续)
◆(删除)首尾空格
◆光标移至文档开头
◆向下选择连段
◆应用自动正文
......
自行添加需要的数量
......
◆向下选择连段
◆应用自动正文

应用自动正文

数据提取

接下来是另一个比较广泛的应用场景：提取文档内容

在这里我们针对两个比较典型的需求，来说下如何编写脚本，分别是一键提取当前文档的大纲文字、下划线文字内容。

（1）提取大纲文字

大纲文字可以用来创建思维导图和制作PPT，虽然公文处理助手的组织结构图功能可以实现一键提取，不过灵活性和便捷程度还是比不上脚本。下面是具体操作：

要实现提取文档文字内容，主要围绕脚本的“标记查找结果”模块来实现的，这个模块功能上与“通配批量选择”模块类似，通过设置查找内容，标记所有的查找结果，再通过“选定标记内容”模块，一键选定所有被标记的文字，随后就能随意复制所需要的内容。下面是具体的方案：

首先是标记要提取的各层级内容，通过指定在段首、表格外、选择整段三个选项，可以更方便进行的结果分类，这里我们以提取公文大纲文字为例，依次使用以前表达式添加模块并设置参数如下：

一级子标题，表达式：“[一二三四五六七八九十]@、”，在段首：是；表格外；是；选择整段：是

二级子标题，表达式：“[（(][一二三四五六七八九十]@[)）]”，在段首：是；表格外；是；选择整段：是

三级子标题，表达式：“[0-9]@[.、．]”，在段首：是；表格外；是；选择整段：是

标记查找结果

具体添加模块如下：

◆标记查找结果：[一二三四五六七八九十]@、：1：1：1
◆标记查找结果：[（(][一二三四五六七八九十]@[)）]：1：1：1
◆标记查找结果：[0-9]@[.、．]：1：1：1

最后添加选定标记内容和复制模块即可：

◆选定标记内容
◆复制

选定标记内容

保存好脚本方案，点击执行，一键复制当前文档公文三级子标题内容到剪贴板

（2）提取下划线文字

这个功能主要的应用场景是合同信息提取，因为合同中的大部分关键信息都是有添加下划线，用来汇总合同信息很方便。

具体只需要添加两个模块：按格式选择、复制。

按格式选择：可以选择选区或整个文档中具有指定格式的内容，包括设置了下划线、删除线、着重号、标红、加粗、突出显示格式或包含指定的中文字体和指定样式。

按格式选择

具体脚本只有两项：

◆按格式选择：1
◆复制

以上就是简单的文档数据提取脚本的编写方法了。

文档编辑

文档修正的应用场景是编辑和审校，主要是针对特定内容、格式的修改和替换，在脚本中通过组合不同类别的模块，完成各类个性化的一键编辑需求，实现常用编辑功能的自动化。

下面列举一些应用场景和实现路径

应用场景和实现路径：

★文档中的文字错误，可以通过“替换”模块，进行批量自动修正，例如实现特殊自定义的数字符号纠错功能；

★使用“(删除)全文空格、(删除)全文空行、(删除)首尾空格”模块自动处理空格、空行；

★使用“编号转文本”模块来固定段落编号信息，以避免意外丢失段落编号

★使用“查找选定、通配批量选择”模块批量选择内容，结合相关的格式设置模块修改格式，实现一键加粗任意关键字；

★针对文档中的表格、图片、公式、题/脚/尾/批注、链接、域等，先使用“分类选择”模块批量选择需要操作的选区范围，再配合格式类模块，实现一键编辑，也可以使用“删除指定内容”模块来批量删除相应的内容；

★用选区类模块结合格式设置模块，实现批量调整单元格格式；

★用图表类模块来批量设置表格各列等宽、各行等高和居中和批量设置图片尺寸及比例；

★使用目录类模块来一键自动生成标准公文、标书、论文文档的目录，也可以先使用“通配批量选择”模块选择文档层级，再使用“设置段落大纲级别”模块来指定选区大纲级别，最后使用相应的插入目录类模块，来完成任何文档的一键插入、更新目录功能；

★使用“引用文档内容”模块，配合定义好书签，可以一键引用文档内容，再结合光标定位类模块，从而实现一键插入固定文档元素的功能；

★使用“返回文档查找结果”模块，随时引用文档内容和数据

★使用“复制公文元素”模块结合“记录剪切板文本”和文档循环模块，批量提取文档公文元素，实现自动生成发文目录

★使用文档循环模块及打印、PDF相关模块，批量打印、转换文档

★应用“备份到指定位置”，实现文档一键自动备份归档到多个目录

★使用“查找选定”模块结合替换、备份相关模块，实现文档一键自动脱敏

★未完待续，以上场景和实现路径将不定时更新。。。

以上简单列举了自动脚本的应用场景和实现方法，大家可以根据自己的实际情况自由发挥，组合脚本模块，创建便于提高效率的自动化功能。

另外，欢迎大家在评论区留言讨论自动脚本功能的应用场景，也可提出需求由作者帮助编写自动脚本方案。

最后，自动脚本功能是使用UTF8编码TXT文件保存的，脚本方案可以在安装了最新版本公文处理助手插件的电脑上兼容使用。