案例 | 用 SeaTable 表格做一个年终部门互评打分自动统计表
无论是年终考核,还是平时考核,很多部门都需要做互评打分,这里就给大家分享一个可以马上免费套用的部门互评打分自动统计表,算是一个简单的小应用吧。对于部门成员来说,它可以有效保护每个人的隐私,让每个人只能看到和填写自己给所有人的评分记录,无法看到别人给自己的评分记录;对于部门领导来说,不仅能看到所有实时自动汇总的评分记录,还能快速得出每个人的各项平均分、总得分,以及基于各项总分得出的互评结果,也可以快速创建出互评统计图表,既高效又方便。演示如下:
下面,就来分享我是如何用 SeaTable 表格来实现的。包括以下内容:
- 创建部门互评表并设置列,用于记录被评人、评分项等信息
- 基于部门互评表创建数据收集表,用于收集和自动汇总评分记录
- 为部门互评表的两个子表设置自动添加链接,用于实现自动跨表计算
分别来看。
创建「部门年终互评表」并设置列
就像文章开头所说的,为保护互评打分的隐私性,让每个人只能查看和填写自己给别人的评分记录,所有评分实时自动汇总,这用 SeaTable 表格的“数据收集表”功能就可以轻松实现。所以我创建「部门年终互评表」后,给它增加了两个子表:「汇总表」用于展示每个人的总得分、互评结果、各项平均分;「评分表」用于创建数据收集表,来收集和汇总每个人给所有人的评分。
「评分表」设置
- 被评人:用了“单选”类型,评分人双击单元格就可以选择一个被评人。
- 专业水平:它和其他三项评分项都是用了“评分”类型,可根据需求选择样式和最大值。在表格名称旁边的提示里,也给出了评分规则,即每项评分最多5分,最少1分。“评分”类型如下图:
评分人在数据收集表上也可以看到评分规则和评分依据。如下图:
- 建议:用了“长文本”类型,方便评分人补充说明,可记录大段文字,插入图片等。用光标指向单元格会悬浮显示出预览。
- 评分人:用了“创建者”类型,它会自动记录增加行的账号昵称,也就是记录评分人是谁。
- 完成时间:用了“创建时间”类型,它会自动记录增加行的具体时间。
「汇总表」设置
- 被评人:这列和「评分表」中的“被评人”列是相等的。
- 工号ID:用了“文本”类型,记录每个人的唯一工号。如果汇总表仅是用于自己查看和参考,可以不用设置这列;
如果后续需要共享单个视图,可以设置这列。比如把“被评人查看自己得分”(该视图条件是:工号ID是当前用户的ID)一键共享到部门群组里,那么每个人就只能看到自己的得分情况。在 SeaTable 团队版中的 ID 设置里,可以把每个人在公司的工号作为 SeaTable 表格团队版的用户 ID。如下图:
- 互评结果:用了“公式”列,基于“各项总分”列和评分规则,自动得出每个人的评分结果。使用了逻辑函数的嵌套公式。如下图:
- 评分人数:用于提示每个被评人的评分人数是否一致,以保证计算公平性。它是在链接两个子表关联记录的基础上,用了“链接公式”类型里的 countlinks 自动计算得出的。如下图:
- 各项总分:用了“公式”类型,即把每个人的每个评分项的平均得分相加即可。
- 专业水平平均分:它和其他3项一样,用于自动计算出评分项的平均得分。是在链接两个子表的关联记录的基础上,用了“链接公式”类型里的 rollup 自动计算得出的。同样是仅需点选即可。如下图:
- 领导反馈:这列根据需要增加即可。比如共享“被评人查看自己得分”视图时,部门成员就能看到领导给出的反馈。
创建数据收集表,收集和自动汇总评分记录
创建表格并设置列后,就可以点击右上角的“表单”,选择在「评分表」上创建一个“数据收集表”了。可以设置隐藏哪些填写项、提交截止时间。然后点击“共享”把共享链接或二维码发给填写人或发到部门微信群即可。这时每个人就可以给所有人进行评分了,所有评分记录实时自动汇总。演示如下:
为子表设置自动添加链接,实现自动跨表计算
正如前面所讲的,「汇总表」中的互评结果、各项总分、每项平均得分、评分人数,是根据「评分表」中的数据来自动计算得出的,但前提是要把这两个子表的关联记录链接起来。这步在开始为子表设置列时,就可以顺手完成。也可以等到数据收集表提交截止时(可以随时修改截止时间,以保证每个人都评完分)再设置。
设置很简单,用工具栏的“数据处理”功能中的“自动添加链接”这个操作,依据两个子表中的“被评人”列匹配这个条件,一键实现自动添加链接列,即两个子表就会自动增加对应的链接列,并关联上匹配的记录(可随时点击运行按钮)。
可以理解为「评分表」中评分人增加的每行评分记录,都关联上属于「汇总表」中的哪个被评人。相应的,「汇总表」的被评人都会关联上被评记录。两个子表中自动添加的链接列名称、要显示的被链接表中的列,都可以按需设置。演示如下:
小结:到这里,我们就已经完成了部门互评打分,自动计算互评结果了。是不是很简单,而且我所用到的功能完全免费使用。其实就用到了“数据收集表”功能,然后运行“自动添加链接”后,「汇总表」就会自动计算出每个人的总得分、互评结果等数据了。
另外,表格的“统计”功能、“高级统计”插件也是免费使用,用它们可以快速创建出统计图表、统计表格。设置简单,仅需点选即可。演示如下:
总结
以上介绍的比较详细,但实际上非常简单,即用 SeaTable 表格的“数据收集表”就能实现收集和自动汇总互评数据,然后「汇总表」就会自动计算出每个人的各项平均得分、互评总得分、互评结果。后续如果需要把每个人的得分数据发给相应的人,还可以使用团队版中的一键“共享视图”功能,让每个人只能看到自己的互评结果。这个表格功能很丰富,比如还有自定义共享权限、提醒规则、自动化规则等,大家可以灵活搭建自己的应用。
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