整理文件的起因是正在把知识管理系统从预览版升级为正式版，预览版可以见以前的文章「从发现问题到构建个人信息系统」，这篇文章描述了构建知识管理系统的原因和预览版的做法，不过预览版的做法已经在正式版中摒弃，至于原因会在笔记整理方法对比的文章中找到答案。
搜索的基础是存储在电脑中的一个个文件。因此，在某种程度上来说，文件名是决定搜索效率的关键因素之一。除了默认的文件类别扩展名之外，主文件名的命名也非常重要。规则的文件名对搜索结果的准确性和搜索效率的提高会起到很大作用。因此，平时在使用电脑时就要养成规范命名文件的好习惯。
目前比较有共识的做法是：装一个Everything软件，然后所有文件继续随意放。另外，命名时稍有差异，例如：「电影」「movie」「大片」这些词眼虽然在讲同一件事，但搜索的时候，难道非要我穷举所有「电影」的同义词才行。
文/田志刚在《避免一团乱麻，个人电脑如何进行文件夹分类》中我们提到，个人电脑文件的分类方法，这次讲解文件如何命名。谈到文件命名，你可能会有疑问，这谁不会啊！是的，好像谁都会，可是有几个人能做到科学地命名呢？通常是随便起个名字，就存到某个地方去了，结果造成想找到的时候变得非常困难。
